– Det er nesten så jeg sitter og tenker: Er jeg ferdig? Har jeg virkelig gjort alt jeg skal gjøre på lønnskjøringa nå? Før kunne jeg sitte en hel dag. Nå sitter jeg maks 2–3 timer.
Mellbyes Planteskoler ble etablert i 1920 og er i dag en av de største treprodusentene i Norge. De leverer til anleggsbransjen, og har både små og store kunder. De er spesialisert på leveranser til grøntanlegg. Kundene er kommuner, maskinentreprenører og anleggsgartnere. Navnet planteskole kommer fra tyske Baumschule som betyr en skole for trær. En planteskole produserer planter fra frø eller stikling og fram til de er klare for utplanting. Kundene deres er i hovedsak maskinentreprenører, anleggsgartnere og kommuner. De produserer trær, men også prydbusker, hekkplanter og ferdighekk. I perioden 2016–2020 leverer vi alt av det grønne til Statens vegvesen region øst.
Bli kjent med Melbyes Planteskole
Å endre system på arbeidsplassen er ingen enkel sak. Det involverer endring av vaner og rutiner, men ofte er det en endring som er nødvendig.
– Man er jo som oftest skeptisk til nye ting, men samtidig tenkte vi: Er det noe vi kan gjøre annerledes for å øke effektiviteten?
– Nå som vi har byttet lønnssystem, så kan jeg til en viss grad forstå at noen er usikre. Det er jo en helt annen måte å jobbe på, med mye å sette seg inn i. Samtidig er gevinstene veldig store. Før gjorde jeg jo alt manuelt. De ansatte leverte timelister på papir og jeg måtte avstemme manuelt fordi jeg ikke fikk importert inn til regnskapssystemet. Nå er den biten veldig enkel, alt har forandret seg.
Les også: Learn AS fikk mer tid til kvalitetssikring med Payroll
Man er jo som oftest skeptisk til nye ting, men samtidig tenkte vi: Er det noe vi kan gjøre annerledes for å øke effektiviteten?
Alt har forandret seg på den måten at hun har fått mye mer tid.
– Jeg bruker så utrolig mye mindre tid på å kjøre lønn. Det er nesten så jeg sitter og tenker: Er jeg ferdig? Har jeg virkelig gjort alt jeg skal gjøre på lønnskjøringa nå? Før kunne jeg sitte en hel dag. Nå sitter jeg maks 2–3 timer. Jeg kan gjøre det fortere, men foreløpig vil jeg dobbeltsjekke timelister.
Å bytte lønnssystem var noe som allerede hadde blitt vurdert i hele elleve år.
– Jeg ønsket nytt system allerede når jeg begynte i jobben for 11 år siden. Den gangen brukte vi et systemer tilpasset gartner og jordbruk, men jeg ville gjerne ha et litt mer funksjonelt system.
– Kostnader er det som har vært et av hindrene i å ta en endelig avgjørelse. Så lenge noe kurer og går er det lett å se bort i fra mulige verdifulle endringer. Men jeg ville virkelig bort fra manuelle timelister. Jeg gikk til Visma Software og ble tipset om det nettbaserte lønnssystemet Payroll. Daglig leder tar de siste avgjørelsene, men han er veldig lydhør for forslag som forenkler min hverdag.
Nå har jeg også lært meg appene Visma Attach og Visma Expense, og de er jeg veldig glad for at jeg tok med.
Fordelene ved å gå over til nettbasert lønnssystem har hatt flere fordeler enn smartere bruk av arbeidstiden.
– Jeg har aldri hatt tre uker sammenhengende ferie på sommeren, fordi det er alltid enten lønnskjøring, fakturering, et eller annet som må fikses. Nå kan jeg faktisk kjøre lønna når jeg er på ferie. Neste sommer skal jeg sitte på hytta og kjøre lønn. Det skal bli utrolig deilig å ha tre uker sammenhengende ferie.
Og det å bytte lønnssystem midt i året har heller ikke vært problematisk.
– I begynnelsen hadde jeg regnskapsbilag som jeg måtte korrigere litt på, men nå er det lite korreksjon.
Last ned guide: 10 grunner til å flytte lønnssystem til skyen
I Payroll gjøres alle lønnsprosesser i én og samme løsning, og med automatikk tar systemet seg av de manuelle og tidkrevende oppgavene for lønnsansvarlig. Det skaper bedre flyt, høyere kvalitet og mer effektive prosesser for lønn. I tillegg blir nye lovkrav oppdatert automatisk, slik at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. Payroll er et ERP-uavhenigig system, som er laget for å samhandle med andre systemer.
Unni legger ikke skjul på at det var krevende å bli kjent med et helt nytt system.
– For å være helt ærlig så var det helt gresk i starten. Ingenting var likt som i det gamle manuelle systemet, men jeg hadde veldig god hjelp av den veiviseren som finnes i systemet. Du kommer jo ikke videre før du har gjort alt du må gjøre. Det er en trygghet. Etter bare noen dager, når du kommer inn i det, er det faktisk et veldig enkelt system.
– Det er bare å hoppe i det, om du fortsatt er på en manuell løsning.
De ansatte har satt pris på det automatiseringen har ført til.
– De synes det er helt topp. De har jo alt av timer, ferie, fravær og lønnsslipper på appene på mobilene sine.
Mange i lønn og regnskap står overfor et skifte fremover. Digitalisering blir viktig for flere næringer som trenger å være konkurransedyktige fremover. Unnis tips til de som ennå befinner seg på manuelle og langsomme løsninger, er å bare komme i gang med endringen.
– Det er bare å hoppe i det. Du vil aldri være helt forberedt eller klar. Slik er det med alt nytt. Du må bare bestemme deg for å gjøre det, og ta utfordringen!
ECIT er av økonomi- og IT-tjenester. Tusen takk til ECIT Capstone AS, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Payroll for Mellbyes planteskole.
