– Hele Payroll-systemet er så intuitivt.
Bjørn Hope er leder for økonomi og HR i Learn AS, og han forteller om overgangen til bedriftens nye skybaserte forretningssystemer. Det gamle systemet begynte å bli merkbart tungt å bruke.
Et lønnssystem skal bidra til at du ikke skal måtte tenke på en rekke prosesser for å komme i mål. Du skal ha et system som guider deg fra A til Å i en lønnskjøring, noe vi opplever at vi har fått. Med Payroll er det enkelt å forstå:
Learn AS trafikkskole driver opplæring innen alle kjørekortklasser i Norge, bortsett fra snøscooter. Learn AS har eksistert i 25 år og begynte opprinnelig som Lær å Kjør Trafikkskole i Drammen. I 2010 fusjonerte de med et selskap fra Kristiansand og et selskap fra Skien og ble til Learn AS slik vi kjenner de i dag. Trafikkskolen driver opplæring i Oslo, Bærum, Drammen, Lier og Kristiansand med en i Tønsberg på trappene.
– Lønnssystemet vi brukte før var på mange måter bygget for de store organisasjonene, noe som betød at vi måtte ha egne systemer for fraværshåndtering, et eget system for utlegg for de ansatte, tyngre prosesser med overføring til bank når vi kjørte lønn og tyngre prosesser til all myndighetsrapportering. Dette krevde mye tid på både kursing og lønnskjøringer.
Tid har vært en mangelvare som Learn har fått tilbake ved å bruke Payroll. Bjørn er spesielt glad for tiden som nå kan brukes på viktigere oppgaver, som for eksempel høyere grad av kvalitetssikring, og ikke minst de ansatte.
Alle ansatte får 35 prosent av trafikkskolens overskudd når målresultatene er oppnådd. tAvhengig av stilling og stillingsprosent får alle det samme beløpet utbetalt. Feriepenger og arbeidsgiveravgift betales på dette. Dermed gir Learn AS bort cirka 45 prosent brutto av overskuddet tilbake til de ansatte.
– Resultatet av dette er ekstremt motiverte og dyktige medarbeidere som jobber i selskapet som de var eiere, forteller Bjørn.
Bjørn setter stor pris på at lønnssystemet har fraværsmodul som gjør at de ansatte selv kan planlegge sin ferie og ha kontroll på sykefravær. Det finnes også en utleggsmodul hvor du kan ta bilde av utlegget via en app og sende det inn slik at du får det dekket av firma.
– Payroll er laget på en måte som gjør det enkelt for både de ansatte og ledere å bruke. De ansatte kan raskt registrere alt fra fravær til utlegg på telefonen, og med få tastetrykk kan jeg godkjenne.
– Alt går sømløst og vi kan bruke mer tid på kvalitativ kontroll.
I Payroll gjøres alle lønnsprosesser i én og samme løsning, og med automatikk tar systemet seg av de manuelle og tidkrevende oppgavene for lønnsansvarlig. Det skaper bedre flyt, høyere kvalitet og mer effektive prosesser for lønn. I tillegg blir nye lovkrav oppdatert automatisk, slik at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. Payroll er et ERP-uavhenigig system, som er laget for å samhandle med andre systemer.
Til deg som sitter og lurer på om dere har tid og ressurser til å gjennomføre en slik prosess, kan Bjørn berolige med at overgangen fra det gamle til det nye var ekstremt smidig og enkelt.
– Alt av basisdata ble overført til et nytt system. Det var mye mindre arbeid enn hva du ser for deg i forbindelse med å bytte system. For oss var prosessen helt uproblematisk, mye takket være opplæring og oppfølging fra Visma-partneren Cloud Connection (tidligere Økonomibistand). De har hjulpet med konverteringen slik at det ble en veldig smidig prosess.
– Det gamle systemet lå på en Citrix-plattform og systemene aksepterte ikke alltid dataene, noe som hindret tilgang til filene våre når vi for eksempel skulle overføre utlegg. Alt dette går nå sømløst, og vi kan bruke mer tid på kvalitativ kontroll, noe som er viktig for oss! Vi bruker fortsatt tid på lønna, men nå er det for å kvalitetssikre at hver ansatt får riktig lønn.
Når er det best å bytte lønnssystem?
I tillegg har det vært viktig for Hope å ikke velge et ferdig system, as is.
– Vi opplevde da, og nå, at Visma Software er et selskap som er villig til å utvikle produktet, slik at vi over tid vil få ytterligere funksjonalitet. På de årene vi har hatt Payroll har vi sett at funksjonalitet utvikles hele tiden. Lønn er et komplisert produkt og da må systemleverandøren evne å levere umiddelbart når endringene skjer. Det gjør Visma Software.
– Vi opplever å bli sett på som en stor og viktig kunde, og sender vi spørsmål får vi svar umiddelbart. Vi opplever at selv om Visma er et veldig stort selskap, så ser de kundene sine, avslutter Hope.
(Tidligere Økonomibistand)
Cloud Connection bistår bedrifter innen CRM, ERP og HRM.
For dem ligger nøkkelen til å lykkes med digitalisering i god kommunikasjon og i mennesker. Uten menneskene som skal bruke systemene er det begrenset hvor langt man kommer med kun teknologi. Cloud Connection strekker seg langt for å være tilgjengelige og til stede for alle sine kunder - uansett størrelse og behov.
