Lønnssystemet gir mindre kalkulering og hodebry

– Målet er å bli mer og mer digitale.

Ville jobbe i skybasert lønnssystem

Det forteller HR- og administrasjonssjef Beate Elsrud. Med et økende antall ansatte, har behovet for administrasjon også blitt større. Tronrud Engineering har gått fra papirer, hengemapper og stempling til å gjøre omtrent alt digitalt i det skybaserte lønnssystemet Visma.net Payroll. Elsrud startet i jobben for to år siden, og forteller at hun ble ansatt blant annet for å organisere og digitalisere mange av HR-rutinene. Bedriften vokser raskt, og derfor tåler ikke de manuelle prosessene tidens tann. Det var en liten administrasjon og i tillegg sluttet flere nøkkelpersoner i løpet av en kort periode.

– Jeg hadde hørt om Visma.net Payroll i min forrige jobb, så det ble naturlig å følge opp det i Tronrud. Payroll virker foreløpig veldig bra, sier Elsrud, som har lang fartstid som Visma-kunde.

Selskapet bruker imidlertid andre timeregistrerings- og ERP-systemer som ikke er skybaserte. De har derfor ikke tatt i bruk all funksjonalitet i det nye lønnssystemet.

– Jeg skulle nok ønske vi også kunne brukt Calendar (modulen for timer, fravær og ferie), så kunne vi utnyttet potensialet til Payroll til det fulle. Men alt til sin tid!

– I 2019 ble vi kåret til Norges smartest industribedrift. Da har du et rykte å ivareta, og da er det ganske flaut å si at du ikke jobber skybasert og bare har papirfakturaer.

‍

Hovedårsakene for bytte til Payroll

Elsrud er plukker frem tre hovedårsaker til hvorfor Tronrud valgte å gå fra Huldt og Lillevik til å jobbe skybasert med Payroll.

1. Det gamle systemet var tungvint og manglet datostyring. Da kan du ikke legge inn ting når du først har god tid. Det er ingen automatisk utregning og derfor risikerer du menneskelige feil.
   
   
2. Huldt & Lillevik skal ikke lenger oppdateres. Vi trenger et system som følger med i tiden, og da ble det naturlig å velge Payroll.
   
   
3. I 2019 ble vi kåret til Norges smarteste industribedrift. Da har du et rykte å ivareta, og det blir ganske flaut å si at du ikke jobber skybasert, men kun har papirfakturaer.

– Systemet gir mindre kalkulering og hodebry. Hvis lønnen til en ansatt for eksempel endrer seg midt i måneden, så registrerer jeg det bare og systemet oppdaterer seg selv. Jeg slipper å sitte med penn og papir.

God support under bytte til skybasert lønnssystem

Tronrud Engineering valgte seg juni som oppstartsmåned for nytt lønnssystem, med god støtte fra Visma-partneren Azets, som har holdt i implementeringen.

– Det var litt vågalt midt oppi feriepenger og lønnsøkninger, men det gikk. Prosessen var veldig ryddig og oversiktlig og vi hadde en arbeidsliste som vi kom oss gjennom steg for steg. Jeg får ikke fullrost Azets nok! Vi har en så god og menneskelig relasjon med kontaktpersonen vår at jeg glemmer at hun er konsulent, forteller Elsrud.

Lønnsansvarlig Mette Bratvold i Tronrud Engineering innrømmer at det tar litt tid å venne seg til å tenke nytt da hun jobbet lenge med Huldt & Lillevik.

– Jeg forstår mer nå og begynner å få en ganske god kontroll etterhvert som jeg bruker systemet. Jeg er også veldig fornøyd med Visma Community, der får du svar på det meste. Er det ikke svar å finne der, så kontakter jeg Azets. De er raske og flinke til å veilede, sier hun.

– Jeg brukte litt tid på å bli trygg på de retroaktive verdiene, men jo tryggere jeg blir på automatikken, desto mer positivt er det. Systemet gir mindre kalkulering og hodebry. Når en ansatt for eksempel får ny lønn midt i en måned, legger jeg inn ny data med startdato, og systemet oppdaterer seg selv. Jeg slipper å sitte med penn og papir, sier Bratvold.

– Jeg får ikke fullrost Azets nok! Vi har en så god og menneskelig relasjon med kontaktpersonen vår at jeg glemmer at hun er konsulent

Hva er retroaktiv verdi (datostyring)?

Retroaktiv betyr tilbakevirkende, og i en Payroll-sammenheng betyr en retroaktiv verdi at det er en endring som påvirker en tidligere lønnsperiode. Mange nye brukere synes dette er litt vanskelig i starten.

Måten retroaktiv datostyring fungerer på, er i tråd med regelverket for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsippet og rapporteres i utbetalingsmåneden, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder.

Det vet Payroll, og ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du for eksempel inn en firmabil i oktober, som gjelder fra 1. september, sender Payroll automatisk en retroaktiv a-melding for september, i tillegg til den ordinære for oktober.

Les hele artikkelen i Visma Community

‍