Dottie er det enkle HR-systemet som takler kompleksitet

– Henvendelser fra ansatte og ledere er redusert med rundt 75 prosent etter at vi begynte å bruke Dottie, sier People & Operations-direktør Siri Haug. Her utdyper hun hvordan du realiserer verktøyets fire superkrefter i bedriften din.
– Det er ofte vanskelig å introdusere et nytt system i en organisasjon, men det var null problem med Dottie.

Dottie er et brukervennlig og enkelt HR-system i skyen som gir full kontroll og god oversikt både for HR-avdeling, ledere og ansatte. Verktøyet er utformet med strenge krav til sikkerhet og personvern, og det er smidig og lett å bruke.

– Jeg hadde ikke klart meg uten Dottie HR, og flere i ledelsen vår har sagt det samme, sier Siri Haug, People & Operations-direktør i Visma Software.

Hva er det som gjør det enkle verktøyet så velfungerende både for mindre og større organisasjoner? Siri loser oss gjennom Dotties fire superkrefter som skaper effektivitet og forankring i bedriften.

Fem grunner til at skybasert HR-system er viktig

1. Enkel implementering og rask oppstart

Det tok Siri og HR-avdelingen fem minutter å implementere Dottie i organisasjonen.

– Og det er ingen overdrivelse: Vi startet kl. 10:00, og klokken 10:05 kunne 500 ansatte logge seg inn samtidig, forteller Siri.

Dottie viste seg dessuten umiddelbart å være et intuitivt og forståelig verktøy for både ansatte, ledere og HR-folk.

– Det er ofte vanskelig å introdusere et nytt system i en organisasjon, men det var null problem med Dottie. Jeg har aldri før opplevd å ta i bruk et nytt system uten å få spørsmål om hvorfor vi trenger dette, men det var tilfellet denne gangen. 

Siri tror grunnen er like enkel som systemet selv: Det er rett og slett ingenting å være forvirret over – verktøyet gir mening med en gang uansett rolle.

2. Like enkel hverdagsbruk som frigjør masse tid

Dette har hatt sin gode effekt også i hverdagen etter oppstart. Siri har regnet ut at henvendelser fra de ansatte og ledere til HR har gått ned med anslagsvis 75 prosent etter at de begynte å bruke Dottie. 

Med det forsvant en enorm tidstyv for avdelingen nærmest over natta. Hvordan er det mulig?

– Det kommer av at all informasjon man måtte grave etter før, er tilgjengelig med største selvfølgelighet i et veldig oversiktlig grensesnitt, sier Siri, og gir noen eksempler:

  • De ansatte har enkel tilgang til informasjonen som er lagret om dem – alt fra arbeidskontrakt til personopplysninger.
  • Det samme gjelder personalhåndbok med informasjon om ferie, utgiftsdekning, lønnsregulering og generelt arbeidsreglement. 
  • Alle ansattgoder vises dessuten i en egen fane i Dottie med et enkelt søkefelt. 
  • Lederne har all info om avdelingen sin samlet på ett sted. 
  • Alle HR-prosesser, som medarbeidersamtale, check-ins, kompetanseutvikling, lønnsjustering, oppfølging av sykemeldte og on- og off-boarding gjøres i samme system – Dottie.   

Verktøyet fungerer dessuten godt for bedrifter med ansatte i ulike land, forteller Siri.

– Vi kan skille slik at ansatte i andre land bare ser sin personalhåndbok og andre landsspesifikke ting, og fortsatt beholde transparensen og gi tilgang til samme info på tvers av landegrenser. 

Automatisering av rutineoppgaver gjør dessuten hverdagen enkel for HR-avdelingen og frigjør enda mer tid til verdiskapende arbeid. Skalerbarheten og de gode tilpasningsmulighetene er også en forenklende faktor.

– Det er lett å forme Dottie til eget bruk, og det er deilig å slippe å være avhengig av utviklere for å gjøre interne tilpasninger. Vi lager maler, prosesser og layouter selv, sier Siri.

Les mer: Slik fungerer Dottie i Payroll

Dette er Dottie

Dottie er en nettbasert HR-plattform som gir deg gode verktøy til ulike aspekter av HR-arbeidet i bedriften.

Med Dottie får du utmerket støtte til onboarding, personaladministrasjon, ferie- og fraværshåndtering, ytelsesstyring, kompetansestyring og mye mer.

Du kan bruke Dottie HR sammen med lønnssystemet Payroll, eller alene.

3. Gode integrasjoner utvider mulighetene, mens Dottie forblir smidig og oversiktlig

Dottie har et åpent API som gjør det enkelt å integrere med andre systemer.

– Jeg skal være helt ærlig: Dottie er ikke sterkest på prosess. Det er et enkelt system, men foreløpig uten særlig vekt på prosess, forteller Siri.

Før implementeringen tenkte hun at Dottie ikke var drømmen for såpass store organisasjoner som hennes, og at hun ideelt sett burde hatt noe mer komplekst og prosessbasert. 

Når det gjelder medarbeidersamtalen, har hun inntil videre valgt å bruke et annet system som er litt mer prosessfokusert. Derfor bruker Visma Software Dialog som add-on til Dottie for å ivareta denne utviklingsprosessen.

– Og da jeg begynte å bruke Dialog sammen med Dottie, endret jeg mening. Dottie paret med Dialog er en drøm – også for større bedrifter, sier Siri.

– Du beholder det intuitive og systembaserte grunnlaget med Dottie, samtidig som du kan bygge på så mye informasjon du vil.

4. Transparens bygger tillit og skaper god forankring av ansatte

Dotties fjerde superkraft er definitivt ikke til å kimse av: Verktøyet har vist seg å ha en svært tillitsbyggende og forankrende effekt i organisasjonen.

– De ansatte sier at de har større tillit til oss som organisasjon etter at vi begynte med Dottie, og at de føler seg trygge. De kan se med egne øyne at vi oppbevarer informasjon om dem på en forsvarlig måte, og de har enkel tilgang til sitt eget personalkartotek, sier Siri.

Dottie har dessuten gjort det lettere for alle å bli kjent med bedriften de jobber i, takket være utmerkede organisasjonskart som er lett tilgjengelig for alle. Organisasjonskartene er visuelt fine og har veldig gode søkefunksjoner, forteller Siri.

– De kartene er uvurderlige! Ansatte kommer til meg og forteller at det først er gjennom Dottie de har blitt kjent med organisasjonen de jobber i.

Dottie er dermed et strategisk verktøy som innebærer viktige løft i alle ledd: De ansatte føler seg trygge og ivaretatt, HR-avdelingen får frigjort tid til talentutvikling og medarbeiderengasjement, mens alle i ledergruppen spilles gode takket være god oversikt og lett tilgang til svar. 

Få oversikt over Dotties funksjoner her