Publisert:
11.1.2024
Sist endret:
22.5.2024
Forfatter:
Visma Software

Fem grunner til hvorfor skybasert HR-sytem er viktig

Ved å organisere og lagre sensitive data trygt, forbedres prosesser for administrering av personalet.

Hvorfor er HR og et skybasert HR-system så viktig

HR spiller en stor rolle i å utvikle, forsterke og endre kulturen i en virksomhet. 

Lønn, resultatstyring, opplæring og utvikling, rekruttering, onboarding og forsterkning av verdiene til bedriften, spiller alle en rolle i forretningskulturen som dekkes av HR. I dagens digitale verden trenger alle bedrifter et funksjonelt personalsystem. Hvorfor?

Kort oppsummert:

  • Sikker lagring av sensitiv informasjon om ansatte. Kvitt deg med arkivskapet, og erstatt det med digital lagring i et HR-verktøy som samler all data om alle ansatte i sanntid.
  • Si farvel til papir, arkiv og regneark. Ta tilbake plassen som arkivskapet opptok, ved å fjerne alle dokumenter. Plasser en sofa der i stedet og skap et hyggelig og åpent kontorlandskap hvor alle kan føle seg inkludert.
  • Frigjør deg selv fra manuell HR-administrering. Gi de ansatte eierskap til egne data slik at de kan oppdatere all personinformasjon selv. Dermed har du til enhver tid oppdatert informasjon.
  • Registrer fravær og reduser underskudd med automatisk fraværsføring som gir deg oversikt over hvem som er på jobb og hvem som er på ferie. Da kan du sørge for at nøkkelroller er på plass i høysesongen.
  • Statistikker og trender i oversiktlige rapporter. Se bedriften utvikle seg over tid, og hent ut rapporter som viser balansen mellom kjønn og alder. Du kan hente ut rapporter med statistikk helt ned på avdelingsnivå.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystem og HR-rutiner.

1. Sikker lagring av sensitiv informasjon om ansatte

Oppbevaring av sensitiv informasjon om ansatte på en sikker måte, har stor betydning. Å legge igjen informasjon, for eksempel lønnsdata og personopplysninger, i en delt disk eller en arkivmappe, betyr at noen andre i virksomheten din kan ha tilgang til denne informasjonen. Ved å bruke en digital HR-tjeneste, vil informasjonen lagres trygt i skyen, og kun du eller HR-ansvarlig kan kontrollere tilgangen.

2. Si farvel til papir, arkiv og regneark

Et rotete arkivskap fylt med utdatert informasjon, er elementært for de fleste små bedrifter, og det er for tidkrevende å organisere dem. Ved å bruke en skybasert HR-tjeneste, vil du fjerne behovet for dokumenter, og du kan endelig bli kvitt arkivskapene dine.

Med digital loggføring av personalet kan du ta tilbake kontorplassen og bruke den til å fylle med flere ansatte eller andre digitale verktøy. Implementering av et HR-personalsystem, betyr at du enkelt får tilgang til all informasjonen du trenger lagret i ett system i skyen.

Les mer: Slik lager du din HRM strategi.

3. Frigjør deg selv fra manuell HR-administrering

Manuell HR-administrering kan kreve verdifull tid av arbeidsdagen din. Å bruke tid på å signere ansettelsesavtaler eller ferie-forespørsler via papir eller regneark, kan kjennes unødvendig. Rapportering om ansattes data blir også en stressende oppgave å utføre.

Å legge inn nye ansatt-data manuelt kan by på uventede feil som igjen blir et mareritt for økonomiavdelingen din. Når du velger å ta i bruk automatisert arbeidsflyt og sjekklister ved en skybasert HR-tjeneste, får du hjelp med alle disse utfordringene. Du kan legge inn påminnelser for viktige datoer, og bruke sjekklister for å sikre at prosessene følges. Ansattes selvbetjening gjør det også mulig for den enkelte ansatte å ta eierskap til sine egne persondata for å sikre at de er mest mulig nøyaktige og oppdaterte.

Å integrere din HR-tjeneste med verktøy som Office 365 eller Google Workspace, kan også forbedre produktiviteten og redusere feil og avvik. Rapportering fra et HR-verktøy er også langt mer enkelt å administrere.

4. Registrer fravær og reduser underskudd

Ved å tillate ansatte å be om ferie gjennom et nettbasert system som Dottie, kan lederne dine ta kontroll over avdelingene og administrere hvem som får ferie og fri for å sikre at virksomheten er operativ i høysesongen.

Andre typer permisjoner, som for eksempel dødsfall eller sykdom, kan noteres diskret eller registreres i verktøyet, noe som oppmuntrer til åpenhet samtidig som du opprettholder den ansattes personvern. 

Når du bruker rapporteringsverktøy i samme HR-løsning, kan du også få rapporter med analyser over fravær slik at du kan iverksette passende tiltak for å redusere dette.

5. Statistikker og trender i oversiktlige rapporter

Rapportering om typiske trender i virksomheten er kritisk i en tid der mangfold og likelønn er blitt et stort fokusområde. Ikke bare det, men all informasjon du skal rapportere på, må være tilgjengelig. Fravær, sykemelding og grunnleggende informasjon om ansatte og deres lønnsdata. Om du ikke har lagret alle ansattes data på ett sted, kan det være en stor oppgave å hente inn denne informasjonen.

Les mer: HR-løsning i lønnssystemet Payroll.

Ved å bruke en skybasert HR-tjeneste, vil denne rapporteringen bli mye enklere. Med selvbetjening for de ansatte, kan du iverksette tiltak for å sikre at dataene hele tiden er oppdaterte. Det blir både nøyaktig og verdifullt for bedriften din.