– Nå har endelig alle ansatte, både i butikk og administrasjon, tilgang til det samme regnskapet.
Det er en fordel, forteller it-sjefen i Shoe-d-vision, kjedesenter for Skoringen, Asger Simonsen.
I 2018 satte Skoringen i gang implementeringsprosessen av et nytt regnskapssystem. Ambisjonen om et felles rapporteringssystem startet med et ønske om å digitalisere, automatisere, og ikke minst forenkle prosessene rundt regnskapet. Prosedyrer skulle være like for alle ansatte.
– Med forskjellige rutiner innenfor hvert av eierskapene er det ingen tvil om at vi jobbet ulikt, tregt og tungvint på tvers av butikkene. Vi har brukt mye tid på regnskapet og det praktiske rundt. I tillegg hadde vi ingen oversikt over hva som egentlig foregikk mellom butikkene, forteller Simonsen.
Hos skokjeden har regnskapsførere og revisorer hatt egen tilgang til diverse systemer, som andre ansatte ikke har hatt tilgang til. Når tall for skokjøp hos en spesifikk butikk ble etterspurt, kunne de ansatte risikere å få tall som var opptil halvannet år gamle.
– Det er ikke slik vi ønsker å jobbe, og det var da vi skjønte at vi hadde behov for et system hvor alle ansatte hadde tilgang til de samme rapportene, og at tallene var oppdaterte til enhver tid, sier Simonsen.
Simonsen forteller også at samarbeidet mellom eierskapene, landegrensene og butikkene har blitt smidigere på alle måter med et felles regnskapssystem og OneStop Reporting.
– Nå jobber vi etter de samme grunnleggende prinsippene for regnskapet, og alle har tilgang til samme datasett. Vi i administrasjonen har også bedre innsikt i og kontroll over hva som faktisk foregår i de ulike butikkene, sier en fornøyd Simonsen.
OneStop Reporting har sikret et ensartet blikk, enkel adgang til rapporter og forståelse for tall hos hver enkelt ansatt i Skoringen.
Skoringen leverer sko til damer, herrer og barn over hele Norge og Danmark. I over 200 fysiske butikker og i nettbutikk tilbyr skokjeden et bredt sortiment av egne skomerker, motesko og merkevaresko.
For å sikre smidig implementering av nye systemer, har det vært viktig for Skoringen å samarbeide godt med leverandøren.
Med en dedikert inhouse-ressurs som har holdt i koordineringen har de fått tett oppfølging av Visma-partner - Amesto Solutions. I tillegg har Simonsen selv vært involvert i prosessen i stor grad, og han har hatt en god dialog direkte med OneStop Reporting.
– De har kastet seg rundt når vi har hatt behov for det, og det har vært viktig for oss, kan Simonsen bekrefte.
Visma Business, integrert med rapporteringssystemet OneStop Reporting.
Ifølge Simonsen har implementeringen av OneStop Reporting vært smidig, fleksibel, og lydhør. Når et behov blir definert er det kort vei fra oppdagelse til løsning og resultat.
– Når hele 65 eierskap skal flyttes over i et og samme system dukker det opp utfordringer. Vi kan bruke standardrapportene til mye, men muligheten til å skreddersy rapporter har vært helt essensiell for oss. Hver gang vi har definert et behov så har OneStop Reporting vist sin fleksibilitet og utviklet nye rapporter, sier Simonsen.
Slik er også Skoringen med på å utvikle produktet. Ved å kombinere bruken av standardrapporter og egendefinerte rapporter treffer OneStop Reporting helt konkrete behov. For å kunne oppnå dette er man avhengig av en leverandør som lytter til kunden, sier Simonsen.
Det er en klar fordel å forene systematikken og de praktiske løsningene på tvers. Når rapportene generes automatisk kan administrasjonen enkelt følge med på hva som faktisk foregår i butikkene, fra penger i kassa til registrering av varekjøp og innkjøp av nye varer.
– Med visuelle dashboards er det i tillegg mulig for samtlige ansatte å faktisk forstå hva tallene viser. Det er en stor fordel, avslutter Simonsen.
Tusen takk til Amesto Solutions, en av våre mange leveransepartnere, som har hjulpet Skoringen med OneStop Reporting integrasjon i Visma Business.
