Tre rekordår på rad, uten en eneste nyansettelse

7 000 forskjellige varer. 100 leverandører. Legemidler, kosttilskudd og naturkosmetikk, med egne avgiftsregler og krav til sporbarhet, distribuert til apotek og helsekost over hele landet — og solgt direkte til forbruker gjennom egen nettbutikk. Å holde alle brikkene på plass er et krevende puslespill.

Arnika har mestret det i 30 år.

– Fra 2021 og til nå har vi hatt en omsetningsøkning på 23 % uten at vi behøvde å øke antall personer på lageret eller i administrasjonen, forteller Torleiv Idsøe Holst, daglig leder i Arnika.

{{customer}}

To krav som avgjorde valget

I 2020 begynte Torleiv å se etter et nytt system. Kravlisten var kort, men absolutt.

– Alt skulle ligge i skyen, og økonomi og logistikk skulle være i samme løsning.

Utvalget var mindre den gangen enn i dag, og flere av alternativene var utenlandske.

– Det var noen, men Visma Net føltes mest riktig ut på den tiden. Det at det var en skyløsning og et kombinert logistikk- og økonomisystem var nettopp det vi trengte.

{{product}}

Hvorfor kravet om ett system var det viktigste

Kravet om å samle økonomi og logistikk kan se ut som en teknisk detalj. For en grossist er det snarere forskjellen mellom å vite hvordan det går, og å finne det ut i etterkant.

Når økonomi og lager opererer hver for seg, må de samkjøres manuelt. Resultatet er at de alltid sklir litt fra hverandre. Regnskapet henger etter det som skjer på lageret, der varer tas imot, plukkes og sendes ut i løpet av dagen. I dette etterslepet oppstår feilene. Varer som er utsolgt selges, det bestilles inn varer som var populære for flere måneder siden, og priser settes på utdaterte kostnader. Alt sammen tærer på lønnsomheten. For en grossist som Arnika er det derfor avgjørende at økonomien og logistikken aldri kommer i utakt.

Med alt i samme løsning oppdateres lagerverdi og regnskap i samme øyeblikk som varen mottas, og kostnaden følger varen når den flyttes.

– Det å samle økonomi og lagerfunksjon i ett system er en stor fordel, ikke minst for oppfølging, kontroll av priser og vareflyt, sier Torleiv.

Gevinsten merkes lengst ute hos dem som snakker med kundene.

– Det gjør det også veldig lett tilgjengelig for kundeservice, som både ser lagerstatus, hvordan det er med leveranser, priser og økonomi i det hele.

{{cta-1}}

Samarbeidspartneren måtte ha historikk

Systemet var én ting. Hvem som skulle sette det opp, var en annen.

– For meg er det viktig at det er en viss historikk på samarbeidspartnere og leverandører. At det er en historikk, en trygghet, en soliditet. Referanser er også kjempeviktig, sier Torleiv.

Valget falt på Cloud Connection, som blant annet måtte løse noe få andre kunder trenger, nemlig legemiddelavgifter som ikke fantes som standardfunksjonalitet.

– De har funnet løsninger på litt utfordrende saker. Vi hadde noen spesielle avgifter, legemiddelavgifter til legemidler som måtte løses og som måtte lages spesifikt for oss. Generelt sett er de veldig raske til å respondere på supportsaker som vi sender inn til dem.

{{partner}}

Strekkoden som fanger feilen

I det gamle systemet var det lite kontroll mellom plukklisten og esken som gikk ut døra. Nå leses hver vare før den forlater lageret.

– Vi har strekkodelesere som sjekker at det er riktig vare vi leverer ut. Det hadde vi ikke i det gamle systemet, og det var en del av de tingene som har gjort mye bedre presisjon på det vi leverer, sier Torleiv.

Kontrollen gjelder begge ender av vareflyten, og henger sammen med regnskapet.

– Det har gjort at vi har mye større kontroll på varer inn og ut, og plukking av de riktige varene. Strekkodeløsninger er på plass og kontroll på priser som blir fulgt opp. Generelt sett har vi mye mer kontroll på det hele – og viktigst av alt – det er synkronisert mot regnskapet.

Nettbutikken som holder seg selv oppdatert

For en nettbutikk med tusenvis av varelinjer er utdatert lagerstatus en direkte kostnad. Kunden bestiller noe som ikke finnes, og jobben må gjøres om igjen.

– Det er blitt mye enklere å holde nettbutikken oppdatert. Alt skjer automatisk sånn at vi vet at kunden får riktig informasjon hele tiden, med både lagerstatus, produktdata og pris, sier Trine Sedlak Nyhus, butikksjef for Arnika.no.

Arbeidet gjøres ett sted, og resultatet dukker opp et annet.

– Jeg bruker Visma Net til å opprette nye varer, varelinjer og informasjon jeg legger inn der fra forhandlere. Da går den direkte ut i nettbutikken og er oppdatert der til enhver tid, forteller Trine.

{{cta-2}}

Da innkjøpene var avhengige av en person

Dette er kanskje den viktigste endringen, og den vanskeligste å få øye på i et regnskap. Med 7 000 varelinjer og 100 leverandører lå innkjøpsbeslutningene hos én person — dels i et hjemmesnekret Excel-oppsett, dels i hukommelsen hans.

– Før vi begynte med Smart Bestillingsforslag var det jeg alene som måtte sitte med bestillingene av disse 7 000 varelinjene vi har her og de 100 forskjellige leverandørene. Jeg hadde laget et eget system fordi det fungerte ikke godt nok i Visma Net, med et spesielt Excel-system og mye oppe i hodet mitt, forteller Torleiv.

Poenget er ikke først og fremst at forslagene er bedre. Det er at de ikke lenger avhenger av én person.

– Nå kan vi enklere overlate det til andre. Systemet Visma Net og Smart Bestillingsforslag leverer gode forslag, og vi kan sågar etter hvert håper jeg å sette på litt automatikk på innkjøpene.

Automasjon i alle ledd

Automatiseringen viser seg ikke som én stor gevinst, men som en mengde små oppgaver som ikke lenger gjøres for hånd.

– Vi ser at utsendelse av e-poster, fakturaer, pakksedler, varemottak, flyt, integrasjon mot nettbutikk og hvordan hele økosystemet fungerer med oppdateringer via automasjoner, sparer oss for masse arbeid, sier Torleiv.

Han trekker også fram at løsningen lar seg forme etter hvordan de faktisk jobber.

– Du kan sette opp egne sidepaneler med litt hjelp fra Cloud Connection eller interne IT-folk, så får du formet dette sånn at det passer sånn som du jobber.

23 prosent vekst, samme bemanning

Arnika gikk over til Visma Net i september 2021. Siden har omsetningen økt betydelig — uten at det har krevd flere hender, verken på lageret eller på kontoret.

– Fra 2021 og til nå har vi hatt en økning på 23 % uten at vi behøvde å øke antall personer på lageret eller i administrasjonen. Dette er takket være Visma Net, avslutter Torleiv.

{{cta-3}}