– Vi valgte Payroll fordi plattformen gir oss alle funksjonene vi trenger i personalarbeidet: time, ferie, fravær, utlegg og reiseregning.
Dokas økonomisjef Anne Jernsletten bega seg på litt av et prosjekt da hun loset 65 kolleger over i et nytt lønnssystem. Stemmen fra nord er like vennlig som den er ærlig:
– Vi fikk oss noen overraskelser. I retrospekt ser jeg at behovsavklaringen ikke var bra nok. Jeg ville allikevel aldri gått tilbake til gammelt lønnssystem fordi det innebar altfor mange manuelle prosesser. Det var dobbeltregistreringer, feilkilder og oppretting over en lav sko. De ansatte leverte alle timelister, utlegg og reiseregninger helt manuelt, innleder hun. Nå derimot er saken en helt annen.
Doka er verdensledende innen innovativ forskaling, løsninger og tjenester innen alle områder av bygg og anlegg. Selskapet er også en global leverandør av gjennomtenkte stillasløsninger for et variert spekter av applikasjoner. Med mer enn 160 salgs- og logistikkanlegg i over 60 land, har Doka et effektivt distribusjonsnettverk for rådgivning, kundeservice og teknisk støtte på stedet og sørger for at utstyr leveres raskt - uansett hvor stort og komplekst prosjektet er.
Etter å ha jobbet papirløst i tidligere jobber, skjønte Anne raskt at de også i Doka Norge måtte endre lønn- og personalarbeidet.
– Vi hadde jo et kjempepotensiale! Én ting er at jeg som sitter på lønn og utbetaling kan spare tid, men dette er gull for de ansatte som skal føre utlegg, kjørebok og timer også. Alt dette kan de gjøre fra mobil-appen. Det er utrolig mye tid å spare på å gå over til en elektronisk løsning!
Hun undersøkte de ulike systemene som fantes og landet ganske raskt på Payroll. Med erfaring fra Huldt & Lillevik Lønn, Visma Lønn og Tripletex, var det trygt å velge en leverandør hun allerede var fortrolig med.
– Jeg vet hvor jeg finner svar, hvem jeg kan kontakte og at jeg alltid får hjelp. Jeg visste godt at det ville ta tid å bygge alt opp i begynnelsen, men jeg fikk meg noen overraskelser. Det var en del manuell registrering som måtte til før systemet var oppe og gikk og dette var vi ikke forberedt på.
Når hun hadde kjørt lønn i nytt system et par måneder, så hun hvor ekstremt tids- og kostnadsbesparende det var for alle.
– Jeg sparer i alle fall en arbeidsdag i måneden bare på å registrere ting, og jeg har halvert tiden jeg bruker på å kjøre lønn.
Jernsletten synes hverdagen nå er vesentlig enklere enn hva den var før, og trekker frem totaliteten i løsningen som den store styrken. Alt henger sammen.
– Jeg sparer i alle fall en arbeidsdag i måneden bare på å registrere ting, og jeg har halvert tiden jeg bruker på å kjøre lønn.
– Et automatisert system handler om å fjerne risiko for at noe blir feil. Nå slipper vi feilkilder ved manuelle registreringer, og alt er lagret i mapper jeg har tilgjengelig døgnet rundt. Jeg må ikke inn på kontoret, inn i det skapet, inn i den permen, for å svare på et spørsmål fra en ansatt.
I Payroll gjøres alle lønnsprosesser i én og samme løsning, og med automatikk tar systemet seg av de manuelle og tidkrevende oppgavene for lønnsansvarlig. Det skaper bedre flyt, høyere kvalitet og mer effektive prosesser for lønn. I tillegg blir nye lovkrav oppdatert automatisk, slik at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. Payroll er et ERP-uavhenigig system, som er laget for å samhandle med andre systemer.
Doka Norge bruker alle funksjonene som finnes i Payroll, og Jernsletten er fornøyd med hvor enkelt det var å sette opp de ulike lønnsartene.
– Noen er på fastlønn med overtid og fleksitid, og noen er på fastlønn uten. Vi har også noen ansatte som har fastlønn med skifttillegg, overtid og mertid, samt noen på rene timer.
Hun forteller at folk er overlykkelige over å slippe å sitte med manuelle skjemaer og timelister. Som økonomi- og administrasjonssjef hadde Jernsletten tre stappfulle permer med lønnsbilag. Støtt og stadig måtte hun rote seg frem i mylderet for å svare på spørsmål fra de ansatte.
– Da snakker vi ikke lønnsslipper og fravær, men kun mine papirer. Timelister, beregninger og all verdens. Hittil har jeg ingenting, opplyser hun begeistret.
