De skjulte utfordringene i norske bedrifter - og hvordan du kan løse dem

Utfordringer i norske bedrifter, og hvordan man løser dem.

Tidligere i år kartla vi, i samarbeid med Kantar, arbeidsbelastning og systembruk blant økonomiansvarlige og ledere i Norge.

Bildet her er tydelig. Seks av ti opplever høy arbeidsbelastning. Én av tre bruker minst seks timer i uka på manuelle oppgaver. Og én av fire sier at de ofte er stressa, og halvparten av disse igjen mener at det går ut over helsen.

Når det er sagt, så vil jeg ønske dere velkommen til dette webinaret, der vi skal dykke ned i løsningen på disse utfordringene.

Mitt navn er Isak, og jeg er markedsansvarlig for Visma Net.

I løpet av de neste minuttene så skal jeg vise deg hvordan dere kan få en enklere, mer effektiv arbeidshverdag med å kutte i manuelle oppgaver i tre enkle trinn.

Vi har litt å gå på når det gjelder å få unna de repetitive oppgavene. Og det kan vi faktisk gjøre noe med. Så hva er det som stresser oss?

Vi har undersøkt, og når vi spør folk hva som tar mest tid, og frustrerer mest, så går det samme igjen. Det er fakturering, det er rapportering, og det er oppfølging av prosesser.

Oppgaver som har et rutinemessig preg, utføres ofte manuelt, og preges av dobbeltarbeid.

I tillegg ser vi at mange har system som ikke snakker sammen. Og da er det oss selv, de ansatte, som må binde de sammen - typisk sett med produkter som Excel, manuelle sjekklister eller e-poster.

Så hvilke konsekvenser har dette her? Ifølge vår undersøkelse er det stress, overtid og ikke minst kostnader som er de konsekvensene som går igjen. Og det koster. For både helse, trivsel og ikke minst bunnlinja ...

Vi ser at ineffektive systemer faktisk koster penger. Én av tre sier at ineffektiviteten i forretningssystemene deres fører til økte kostnader, og at nesten én av fem mener at det gjør det vanskeligere å ta raske, gode og velbegrunna beslutninger.

Så hvordan løser man det? Jo, vi har tre trinn som man kan gå igjennom for å komme seg i land med disse utfordringene.

Det finnes noen enkle, konkrete grep du kan ta for å få kontroll på tida og kutte ned på de repetitive oppgavene.

Vi kaller det "automatisk bedre", og det handler om tre trinn.

Kartlegg. Finn tidstyverne og kartlegg hva det er som faktisk tar tid.

Automatiser. Automatiser det som kan automatiseres. Hvis systemet ditt ikke kan automatisere de enkleste prosessene innenfor fakturahåndtering eller rapportering, eller f.eks. har en AI-agent som hjelper deg å effektivisere, så er dette kanskje noe du bør utforske mer.

Optimaliser. Etabler en prosess eller en metode for å kontinuerlig optimalisere og justere i henhold til tidstyver og automatiseringsprosesser. Hvordan kartlegger man disse tidstyvene? Hva tar mest tid? Hva er det som må gjentas, og hva klages det på?

Det første du må gjøre, er å finne ut hvor tida forsvinner. Hvilke oppgaver er det som gjentar seg? Hvor lang tid tar det? Hva gjør du ofte med irritasjon i kroppen?

Snakk gjerne med de som faktisk utfører jobben, og ikke minst ta en prat med systemleverandørene. Det er krevende for økonomiavdelingen å holde seg fullt oppdatert på all ny funksjonalitet og mulige forbedringer, så her burde man utfordre leverandøren aktivt.

Kanskje sitter du allerede på muligheter du sjøl ikke vet om. Mye sier seg sjøl, men når du vet hva som stjeler tida di, og hvilke muligheter som fins der ute, skal det bli mye enklere å vite hvor du skal begynne.

Trinn to: Automatiser det som tar tid. Neste steg er å ta tak i det som lar seg automatisere. Først må man stille seg spørsmålet: Lar det seg automatisere? Her er ERP-systemet ditt din aller beste venn.

Så hvilke muligheter ligger det i et moderne ERP-system? Og hvordan kan du bruke f.eks. AI til å gjøre oppgavene for deg?

Du kan f.eks. automatisere hele fakturaflyten. Du kan generere rapporter automatisk. Du kan skape flyt i verdikjeden. Ta for eksempel fakturering: det er en prosess som mange fortsatt gjør helt manuelt, men som kan gjøres nesten helautomatisk. Det samme gjelder rapportering, bankavstemming og andre repeterende rutiner.

Poenget er ikke å fjerne jobben din, men å fjerne det som tar unødvendig mye av tida di.

I en undersøkelse med Kantar, som jeg nevnte innledningsvis, er fakturering og rapportering blant de prosessene mange opplever som tidstyver i arbeidshverdagen, og som de også sier at de gjerne vil bruke mindre tid på.

Dette er typiske eksempler på oppgaver som fortsatt gjøres manuelt i mange bedrifter, men som i dag kan automatiseres i stor grad.

Det samme gjelder bankavstemming og andre repeterende rutiner.

Hvis systemet ditt fortsatt ikke kan automatisere de mest grunnleggende prosessene, eller mangler en AI-assistent som hjelper deg å jobbe smartere, da er det kanskje på tide å se seg om etter noe som faktisk gjør hverdagen din enklere.

Steg tre: Optimaliser og få gevinsten. Automatisering er ikke et engangsprosjekt. Når du først har fått på plass de automatiserte prosessene, er det veldig viktig å måle effekten. Hvor mange timer er det som frigjøres? Har antall feil gått ned? Går rapporteringen noe raskere?

Et moderne ERP-system skal kunne hjelpe deg med dette. F.eks. har Visma Net en innebygd automatiseringsoversikt som gir deg et bilde på hvor langt du og din bedrift er kommet. Med en automatiseringsgrad fra 0 til 100. Enkelt, men veldig effektivt.

Og det gjør det lettere for deg å se hvilken verdi du faktisk henter ut. Og ikke minst hvor det fortsatt er stort potensial for forbedring.

Så automatisering er ikke slutten. Det er heller starten på en smartere og mer datadreven måte å jobbe på.

Hva er det du får igjen? Når du kutter repetitive oppgaver, så får du igjen tid, kontroll og energi. Et godt eksempel er organisasjonen Norges Vel, som klarte å frigjøre hele 25 % av tida brukt på administrative oppgaver etter å ha tatt i bruk Visma Net.

Det gir mer overskudd, bedre beslutningsgrunnlag og ikke minst mindre stress. Du får rett og slett mer tid til å jobbe med det som gir verdi, både for deg og for selskapet.

Så da er det vel egentlig bare å starte. Tre enkle steg for å få bedre flyt i arbeidshverdagen og det å kutte ned på de oppgavene som stjeler din tid og energi.

Jeg håper du sitter igjen med noen tanker over hvordan det går an å starte, og hvordan man kan ta grep for å gjøre stor forskjell over lang tid.

Takk for at du fulgte med. Vi ses.