De skjulte tidstyvene som koster bedriften mest

De skjulte tidstyverne, som koster mest, og hvordan du går fram for å fikse dem.

I mange bedrifter forsvinner store deler av arbeidsuka i oppgaver som sjelden står i stillingsbeskrivelsen. Men som likevel tar masse tid, og som vi skal se senere, påfører driften unødvendige kostnader. Fakturering, rapportering, manuell punching, leting etter tall, og kanskje mest av alt: koordinering mellom ulike system og mennesker.

Dette er prosesser som ofte går under radaren, men som legger seg som et jevnt press på hverdagen.

Sammen med Kantar har vi kartlagt arbeidsbelastning og tilfredshet med forretningssystem blant daglige ledere og økonomiansvarlige i Norge. Funnene tegner et tydelig bilde.

Mange bruker store deler av tida si på repeterende manuelle oppgaver, og dette fører til overtid, stress og økte kostnader. Bl.a. ser vi at én av tre bruker minst seks timer i uka på manuelle prosesser. Én av fire sier at de ofte er stressa. Halvparten jobber overtid ukentlig. Og hele én av tre mener at ineffektive system gir økte kostnader.

Det er utrolig lett å undervurdere hva dette koster å ha system som ikke snakker sammen, eller prosesser som må gjøres for. Men på et eller annet tidspunkt når disse ineffektive prosessene fører til stress, overtid og økte kostnader, er det på tide å rydde opp.

Hyggelig at du ser på, forresten. Mitt navn er Isak. Og jeg er markedsansvarlig for forretningssystemet Visma Net.

I dette webinaret skal vi se nærmere på innsikten fra en fersk undersøkelse, og på noe som mange kjenner seg igjen i, nemlig at følelsen av dagene flyr, uten at du helt vet hvor tiden tok veien. Vi skal se på de vanligste tidstyverne og hva det koster, og hvordan du kan få kontroll på prosessene som stjeler mest tid og penger.

De største tidstyverne er sjelden veldig dramatiske. Det er vanskelig å fange i hverdagen, og det skjer litt etter litt. Det kan være ting som dobbeltregistrering, manuell datainnhenting, kontrollrutiner med Excel, eller at du må tre inn i ulike systemer for å finne riktig informasjon.

Økt automatisering trekkes fram som en mulig løsning og særlig nyttig når det kommer til prosesser som fakturering og rapportgenerering, to prosesser som fortsatt gjøres manuelt i mange virksomheter. Faktisk rapporterer hele én av fem bedrifter at de fleste prosessene deres fortsatt er manuelle. Summen av dette spiser opp tid og gjør det vanskeligere å jobbe effektivt.

Så hva er det disse tidstyvene egentlig koster? Tiden disse oppgavene tar, er ikke bare frustrerende, den er òg veldig dyr. Om man må jobbe seks timer ekstra i uka, blir det totalt 300 timer i året. Gang det opp med én ansatt eller ti.

På våre nettsider finner du en sparekalkulator der du kan regne ut hvor mye din bedrift vil spare ved å automatisere prosessene sine.

Tid brukt på feil oppgaver er mer enn bare bortkastet, det er direkte kostnad. Det er tid som kunne vært brukt på innsikt, forbedring, og ikke minst kunder.

Så hvordan får vi kontroll på disse tidstyvene? Jo, det får vi gjennom å kartlegge, vurdere og automatisere.

Så hvordan kommer man i gang, da? Jo, man må kartlegge dette her. Hvor brukes tida egentlig? Første steg av prosessen handler om å skaffe innsikt i hvordan tida faktisk brukes i din virksomhet.

Det finnes flere måter å gjøre dette på, f.eks. ved tidtaking, der ansatte logger arbeidsoppgavene sine gjennom uka, eller ved hjelp av digitale verktøy som sporer arbeidsprosesser og tidsbruk automatisk. I tillegg kan interne spørreundersøkelser avdekke hvilke oppgaver som oppleves som mest tidkrevende eller frustrerende. Dette gir det grunnlaget for å identifisere de største tidstyvene, og hvor det er størst potensial for forbedring.

Så neste steg. Vi vurderer: Hvilke prosesser er det som gir lav verdi? Når tidstyvene dine er identifisert burde du vurdere hvilke av de som faktisk bidrar til virksomhetens kjerneoppgaver. Mange prosesser krever mye tid og ressurser, men tilfører egentlig veldig liten strategisk eller operasjonell verdi. Her ligger muligheten til å omprioritere og forenkle ved å fjerne, endre eller effektivisere lav-verdiprosesser som tapper din organisasjon for kapasitet.

Siste steg: Automatiser. Hva kan gjøres smartere med riktig system? Til slutt handler det om å sette riktige prosesser på autopilot.

Et moderne ERP-system gir muligheten til å automatisere rutinepregede og repetitive oppgaver som fakturering, rapportering og bankavstemming, noe som gir færre feil, høyere presisjon og ikke minst frigjort tid.

I Visma Net finner du innebygde automatiseringsoversikter som viser hvor langt du har kommet, på en skala fra 0 til 100. Dette gjør det enklere å dokumentere gevinst, se hvordan du faktisk henter ut verdi, og ikke minst der det fortsatt finnes uløst potensial.

Så husk: Start med innsikt og avslutt med automatisering.

Så hva er det som faktisk kan automatiseres? Det er mange områder som er klare for automatisering. Fakturering, rapportering og bankavstemming er ifølge vår kartlegging viktigst. I tillegg er prosesser som godkjenningsprosesser, lagerstyring, og prosjektregistrering enkle å effektivisere med riktig verktøy.

I Visma Net fins det over 130 ulike automatiseringsmuligheter. Alt fra små repetisjoner til komplekse arbeidsflyter kan settes opp én gang og gå deretter av seg sjøl.

Det handler ikke om å erstatte folk, men om å frigjøre tid til det som faktisk krever hodet og erfaringen deres. De beste systemene gjør grovarbeidet sånn at folk kan gjøre det viktigste.

Så til slutt: Når hverdagen er travel, og det er lett å bare løpe videre, så vet vi at de skjulte tidstyvene er der, og de forsvinner ikke av seg sjøl. Det koster mer enn vi liker å tro. Derfor er det smart å ta et steg tilbake, se på hvor tida faktisk går, og vurdere hva som kan gjøres smartere.

Tusen takk for at du fulgte med. Vi ses.