Det er fristende å utsette planleggingen av overgangen til nytt system. Særlig hvis deadline for når det må skje, ligger et stykke frem i tid. Men hvis du kartlegger tidlig og er klar over hvilken strategi dere vil følge under flyttingen til nytt system, vil dere ligge veldig godt an når dere skal begynne. Da slipper dere også altfor mange kjedelige overraskelser, som for eksempel hvor mange ledd en overgang faktisk har, og at noe tar lengre tid enn det du trodde. 

Begynn med å snakke med erfarne konsulenter for å få et godt bilde av hva som skal gjøres. De har nemlig vært gjennom slike overganger før, og kan derfor gi tips og triks for en mer sømløs prosess.

Når du begynner planleggingen tidlig og rådfører deg med andre, kan du komme langt med å legge en strategi ved å følge disse syv flyttevettreglene.

1. Lag gode rollefordelinger internt

• En prosjektleder som er ansvarlig for fremdrift og å sørge for at alle konsulenter som skal benytte Payroll gjennomfører anbefalte kurs, lage plan på hvilke kunder som skal flyttes først og sørge for fordeling av øvrige roller.
• Implementeringsansvarlige som kan bli eksperter på selve overgangen, og som kjenner til elementer som er viktig å kontrollere. 
•  En superbruker som har ansvar for å holde seg oppdatert på ny funksjonalitet og annen informasjon som er viktig å holde seg oppdatert på, Denne personen vil kunne være en god støtte for andre konsulenter i prosessen, med kunnskap om riktig bruk av programvaren.

2. Flere lønnsansvarlige burde involveres

Å involvere flere lønningsansvarlige gjør oppgaven morsommere og mer effektiv. Da sørger dere også for kompetansedeling og flere sparringspartnere underveis i prosessen.

3. Lær deg overgangsguiden

Den hjelper deg i gang og gir gode tips, slik at du får en mest mulig effektiv og god overgang til et nytt lønnssystem i skyen. I overgangsguiden finner du relevante temaer i de ulike fasene i en overgang mot Payroll for regnskapsbyråer. Overgangsguiden tar for seg stegene fra avklaringer man bør gjøre i forkant, til prosesser rundt bestilling, integrasjon, oppsett, og andre relevante temaer som naturlig inngår i en slik flytteprosess.

Gratis guide: Seks steg til skybaserte regnskapssystemer.

4. Sett deg inn i hjelpeverktøyene

Da vil alt føles så mye lettere fordi du selv vet hva du skal gjøre og hvordan. Disse hjelpeverktøyene er en del av overgangssguiden, og kan brukes som de er, eller være til inspirasjon for egne verktøy.

5. Bruk demobedrift under gjennomføringen av kurs

Når du gjennomfører kursene i vårt læringsunivers, anbefaler vi at du bruker en demobedrift. Da blir du enda bedre kjent med løsningen i tillegg til at du får et selskap som du kan teste i, uten at det påvirker ekte data. 

Du vil finne god informasjon om hvordan du oppretter et demoselskap her.

6. Begynn med å flytte de mindre kundene først

Hvis du begynner med de mindre kundene, gir du deg selv muligheten til å bli bedre og bedre kjent med systemet før du flytter de mer komplekse kundene. Dersom dere er flere som skal bruke Payroll hos regnskapskontoret, kan det være lurt at hver lønnskonsulent flytter noen små kunder først.

7. Ikke flytt for mange kunder samtidig

Hvis du flytter for mange samtidig er det lett å miste oversikt og la detaljer glippe.

Og så er det viktig å huske på at det aldri er feil å spørre om hjelp til det du lurer på. Ikke nøl med å spørre andre byråer, partneren din eller oss hvis dere er i tvil eller støter på hindringer! Da blir ikke du og kundene dine stående fast.

Er du klar til å begynne flyttingen allerede? Her kommer du godt i gang!