Å bytte lønnssystem er et tiltak. Men det er også en god mulighet for deg til å gå gjennom bedriftens rutiner slik at dere sikrer høyere effektivitet, bedre datakvalitet og prosesser. God planlegging og forberedelser vil gjøre at veien til nytt system blir både effektiv og god.

Les mer: Fire fordeler med det skybaserte lønnssystemet Payroll.

Nøye forberedelser før bytte av lønnssystem

Å bruke litt tid på å forberede overgangen til nytt system vil lønne seg når dere kommer i gang med selve oppsettet. For å sikre best mulig oppfølging av deg som kunde, tilbyr vi i Visma Software våre løsninger gjennom partnere. Når du velger et Visma Software-system, vil du derfor settes i kontakt med den partneren som vil være best match for din bedrift. 

Du og partneren din bør kartlegge hvilke behov dere har i systemet, for eksempel med tanke på integrasjoner mot andre systemer og hvilken pakke dere har behov for. I tillegg til dette er det viktig å planlegge når dere skal sette i gang, og hvem som skal gjøre hva. Hvis byttet av lønnssystem for eksempel skjer mellom to lønnskjøringer, er det lurt å legge en plan i forkant. Hvor mye tid en flytting til Payroll tar, vil blant annet avhenge av hvor mange ansatte dere har i selskapet og hvor kompleks lønn dere har.

Les mer: Når passer det best å bytte lønnssystem?

Sette opp det nye skybaserte  lønnssystemet Payroll

Partneren din hjelper deg med å legge inn en bestilling. Så snart du har signert vår Terms of Service vil du få tilgang til systemet. Da kan dere begynne med selve oppsettet. 

Først setter dere opp firmainnstillingene og roller, så kan dere importere de ansatte via fil eller legge dem inn manuelt. Neste steg er oppsett av lønnsarter, kontoer, kostnadsbærere og andre grunndata. Når alt er kontrollert og dere ser at ting er klart for neste lønn, er siste steg å opprette brukere til de ansatte. Dette gjør at de får tilgang til lønnsslippen sin og eventuelt Expense eller andre ansattløsninger slik at de kan logge på. 

Læring og hjelpemidler

Ingen lønnssystemer er like, og selv om du kan lønnsfaget godt vil det være en ny måte å jobbe på når du skal bytte system. Du må derfor sette av litt tid til å lære deg det nye systemet. Dette er tilrettelagt i Payroll. 

Du får gratis tilgang til all vår digitale læring i programvaren. Med en gang lisensen er bestilt får du tilgang til vårt Learning Universe som inneholder et stort sett av temabaserte, digitale kurs. Blant annet for deg som er ny på Payroll. Når du begynner å jobbe i systemet vil du i tillegg få in-app hjelp gjennom guider som viser deg vei i systemet og forklarer hvordan du løser ting, du vil få tilgang til et stort kunnskapssenter med kunstig intelligens som hjelper deg med å finne relevante artikler og du får tilgang til en chat. 

Du kan lese alt om hjelpen du får her.

Første lønnskjøring i Payroll

Når du er kommet gjennom stegene ovenfor, er det klart for første lønnskjøring. Beregn ekstra tid med hensyn til at det er et nytt system, og sjekk at alt du trenger er på plass.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystemet og HR-rutinene.