Har byrået ditt et stort antall klienter som skal flyttes over? Da er det viktig å være godt forberedt og lage en god plan for overgangen slik at denne blir best mulig. Visma Software og partnere våre, har allerede flyttet flere kunder til Payroll. Slik kommer du i gang!

1. Sett av tid og start planleggingen nå

Uavhengig om byrået ditt har mange eller få, komplekse eller enklere kunder, går tiden fram til nyttår raskt. Derfor er det viktig at du setter i gang med planleggingen allerede nå, slik at byrået ditt får en så god overgang som mulig. Visma Software og partnere våre skal flytte mange bedrifter og byråer i tiden fremover. Vi ønsker å gi alle kundene våre en best mulig reise til skyen, og derfor er det lurt å kontakte oss eller partneren din tidlig.

Du bør også sette av tid til å rydde i dataene før flytting. Da slipper du å ta med deg historikk som du ikke trenger, og flyttingen går smidigere. Her kan du se hvilke data som blir flyttet.

Les mer: Mulighetene med skybasert lønnssystem for regnskapsbyrået.

2. Lag gode rollefordelinger internt

Det er lurt å definere noen roller i regnskapsbyrået før dere begynner flyttingen - spesielt hvis det er mange klienter som skal flyttes. Da blir det enklere å sikre fremdrift, effektivitet og kvalitet i prosjektet.

• Rollen som prosjektleder er ansvarlig for fremdrift av selve prosjektet. Viktige oppgaver for prosjektlederen, er å utarbeide en god utrullingsplan, og sørge for at alle involverte har nødvendig kompetanse.
• Implementeringsansvarlig: Noen som kan bli gode på selve overgangsprosessen og vet hvilke steg en flytteprosess består av og hvilke kontroller som bør gjøres i etterkant.
• Rollen som superbruker sørger for at dere har en eller flere “go-to” personer som kan bistå internt med spørsmål og avklaringer.

Dere definerer selv best hvor mange roller en person har, basert på hvor mange klienter som skal flyttes og behovene deres.

Superbrukerkurset er inkludert i Payroll-lisensen deres, og ligger tilgjengelig i vårt Learning Universe som du får tilgang til når lisensen er bestilt.

3. Få alle med på overgangen

Det viktigste med en endringsprosess er at alle i regnskapsbyrået er godt informert om det som skal skje. Informer godt om hvorfor endringen skjer, og hvilke fordeler det vil gi både byrået og hver enkelt ansatt.

4. Kartlegg kundene dine i forkant av overgangen

Selv om du kjenner kundene dine godt, er det viktig at du har nødvendig informasjon om behovene til hver enkelt kunde før du setter i gang med flytteprosessen til Payroll.

Avklar blant annet hvilke tilleggssystemer kundene bruker i dag og eventuelle integrasjoner de har behov for. Ved å kartlegge kundene i forkant, vil du være bedre rustet for overgangen og det blir enklere å planlegge hvilke kunder du bør begynne med. Vi anbefaler at du starter med de enkleste først, slik at du gradvis kan bygge erfaring i det nye systemet.

5. Invester tid på opplæring

Dere er eksperter på deres kunder, og kjenner kundenes interne prosesser godt. En overgang til et nytt lønnssystem vil likevel kreve at dere tilegner dere ny systemkunnskap.

Digital læring er inkludert i Payroll-abonnementet ditt gjennom vår læringsplattform Learning Universe. Her får du korte digitale kurs og veiledninger som du kan delta på akkurat når det passer deg. Du vil også finne interaktive guider som stegvis leder deg gjennom oppgaver og prosesser i lønnssystemet. Du kan også opprette ditt eget, gratis testselskap.

Skreddersydd opplæring og bistand utover det som er inkludert, tilbys av Visma-sertifiserte partnere, som vil gi deg en ekstra støtte i opplæringsfasen.

6. Bruk tilgjengelige hjelpemidler og verktøy

Visma Software og partnerne våre har laget flere nyttige hjelpemidler og verktøy for overgangen din. Sett deg godt inn i disse og ta dem i bruk ved behov. Du finner overgangsguiden her. Den inneholder nyttige tips og triks, sjekklister og maler som du blant annet kan bruke for å mappe kundene.

Ikke nøl med å ta kontakt med partneren din dersom du lurer på noe underveis, eller kontakt en av oss her.