Guide til ARP - Aktivitets- og redegjørelsesplikten

Hva er ARP? En rask introduksjon

Aktivitets- og redegjørelsesplikten (ARP) er en del av likestillings- og diskrimineringsloven og stiller krav til hvordan arbeidsgivere skal hindre diskriminering og fremme likestilling på en systematisk og planmessig måte.

Rapporteringsplikt: ARP-rapporten skal styregodkjennes, og legges ved i årsberetningen til årsrapporten. Under kan du se hvem som er rapporteringspliktige.

{{textbox-1}}

Slik jobber du med ARP

Om rapporteringsprossesen:

ARP-rapporten er omfattende fordi arbeidsgiver både er pliktig til å avdekke om det er kjønnsforskjeller på lønn, stillingsprosent og uttak av foreldrepermisjon, men også alle diskrimineringsgrunnlag som arbeidsgivere ikke nødvendigvis sitter på informasjon om. For eksempel skal du kartlegge om det finnes risiko for diskriminering på grunnlag av etnisitet, funksjonsevne, graviditet, seksuell legning, kjønnsidentitet og -uttrykk, religion, livssyn og kombinasjoner av disse.

Bufdir anbefaler en firestegsmodell for å jobbe systematisk med likestilling:

1. Undersøke og kartlegge tilstand for likestilling
2. Analysere årsaker
3. Iverksette tiltak basert på de viktigste funnene
4. Vurdere resultatene, evaluere og gjøre punkt 1 på nytt.

Som et minimum skal du avdekke om diskriminering og hindre for likestilling kan forekomme i noen av disse prosessene:

• Rekruttering
• Lønns- og arbeidsvilkår
• Forfremmelse og utviklingsmuligheter
• Tilrettelegging Mulighet for å kombinere arbeid og familieliv
• I tillegg skal man jobbe for å hindre trakassering seksuell trakassering og kjønnsbasert vold

Bevisstheten rundt sosial bærekraft ("s"en i ESG) vokser stadig i forbindelse med selskapers bærekraftsarbeid. Finn ut hvorfor norske selskaper burde se på ARP og tilsvarende lovkrav som noe positivt å flette inn i den overordnede forretningsstrategien.

Del 1: Aktivitetsplikten

Faktisk tilstand for kjønnslikestilling i virksomheten.

I Del 1 av ARP-rapporten skal du redegjøre for forskjeller mellom kvinner og menn.

Hvert år skal du legge frem data om:

1. Kjønnsbalanse totalt i virksomheten
2. Midlertidig ansatte
3. Deltid og ufrivillig deltid
4. Uttak av foreldrepermisjon

Lønnsforskjeller

Lønnskartlegging er et område som oppleves spesielt komplisert for arbeidsgivere, da de er pålagt å kartlegge om selskapet gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Selv om det kun er pålagt å gjøre lønnskartlegging annethvert år, anbefaler vi å gjøre dette også på årlig basis.

Annethvert år skal du legge frem data på lønnsforskjeller:

1. Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn totalt
2. Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på ulike stillingsnivå/-grupper
3. Kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper
4. Ufrivillig deltid blant kvinner og menn

Del 2: Redegjørelsesplikten

Hvordan er likestillingsarbeidet systematisert?

I Del 2 skal du skrive om hvordan selskaper jobber med mangfold og inkludering, hvilke mål som er satt, hvilke risikofaktorer og hindre for likestilling du kan identifisere innenfor gitte områder, samt hvilke tiltak som er iverksatt for å forbedre like muligheter sett fra et bredere mangfoldsperspektiv.

Den skal blant annet inneholde en beskrivelse av:

• Hvordan arbeidet med likestilling og diskriminering er nedfelt i virksomhetens personalpolitikk, strategier, prinsipper, retningslinjer planer eller andre styrende dokumenter.
• Hvor i virksomheten likestillingsarbeidet er forankret
  
  • For eksempel: Er det ledelsen som driver dette frem, eller er det mer ad-hoc-arbeid gjennom mangfoldsutvalg / ildsjeler?
• Hvordan likestillingsarbeidet er strukturert:
  
  • For eksempel: Hvilke fora? Hvem deltar? Hvor ofte møtes de?
• Resultatene av arbeidet og tiltakene til nå.

Publisering av rapporten

Når? Hvor? Hvordan?

Rapporteringen gjelder for det inneværende regnskapsåret

• Når du skal levere rapporten avhenger derfor av når din virksomhet leverer årsrapport
• De fleste (som følger kalenderår) leverer årsrapporten i løpet av første kvartal eller innen mai.

Du skal ikke sende rapporten noe sted:

• Gjennom den nye bestemmelsen i §26c må styret sørge for at lovgivningen for aktivt likestillingsarbeid blir oppfylt i samsvar med loven.
• Rapporten skal legges ved i årsberetning eller i et annet offentlig dokument.
• Dette fordi at informasjonen skal være offentlig tilgjengelig for blant annet investorer, ansatte, media og forskningsmiljøer.

Hva skjer dersom rapporten er ufullstendig?

• Da vil virksomheten bli bedt om å rette opp eller utdype mangler i rapporten. Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) har mandat til å klage til Diskrimineringsnemnda.
• LDO har en veilednings- og oppfølgingsfunksjon med hensyn til lovgivningen. Etter lovforarbeidene har de en dialogrettet tilnærming i veiledningen og kan komme med anbefalinger.
• Hvis det er mistanke om brudd på lovgivningen, er det Diskrimineringsnemnda som må vurdere klagen.
• Kontrollfunksjonen som LDO har, betyr at de kan gjennomføre oppfølgingsbesøk til virksomheten. Hvis selskapet ikke overholder sine forpliktelser, kan LDO rette en klage til Diskrimineringsnemnda i henhold til diskrimineringsombudsloven §8.

Lønnskartlegging

Slik gjør du det:

Hovedprinsippet med lønnskartleggingen er at den skal avdekke om det er lønnsforskjeller blant kvinner og menn som gjør arbeid av lik verdi i virksomheten. For å få en mest mulig presis lønnskartlegging kan det være lurt å tenke litt forbi den tradisjonelle "hierarkiske" organisasjonsstrukturen.

Erfaringsmessig anbefaler vi:

• Å lage nye grupper av stillinger som har lik verdi for bedriften, og deretter sjekke om alle er på det lønnsnivået de bør være på.
• Vi kaller denne metoden for å lage "stillingsgrupper". I ARP-verktøyet har vi gjort det enkelt å få oversikt over alle stillingsgruppene og hvilke stillingstitler som inngår i de ulike gruppene.
• Inkludert i verktøyet har vi en veileder med konkrete råd og tips i videoformat og nedlastbar pdf om hvordan du kan sette opp dine stillingsgrupper.

Husk å inkludere ansattrepresentanter:

Loven stiller krav til å involvere ansattrepresentanter / tillitsvalgte eller tilsvarende i utformingen av lønnsgruppene.

Hvorfor:

• Dette er for å kvalitetssikre lønnskartleggingen, og for å forhindre for eksempel at man setter opp gruppene etter hvem som er på samme lønnsnivå, eller for å få en "finest mulig" rapport.

Dette har vi lært fra tidligere år

Erfaringer

Vi har jobbet med å veilede selskaper på ARP helt siden de nye endringene ble innført, og generelt på mangfold, likestilling og inkludering siden lenge før det.

De to tingene vi ser at flest sliter med er:

1. Hvordan skal vi hente inn og legge frem dataen som er påkrevet i ARP-rapporten?
   
   • Lønnskartlegging
   • Fremstilling av data
2. Hvilket nivå skal vi legge oss på når det kommer til Del 2, redegjørelsen?
   
   • Hvor mye skal vi ta med?
   • Terminologi, inkluderende språk, og lignende

Noen tips til en smidig rapporteringsprosess:

• Skaff deg en god oversikt over all data som må hentes inn, bearbeides og tolkes. Alt dette har vi automatisert og forenklet i vårt spesialtilpassede ARP-verktøy.
• Planlegg hvem som skal være med på å sette sammen rapporten. For eksempel trenger man en kombinasjon av lønnsdata, HR-data og andre personalopplysninger. Husk at ansattrepresentanter skal være involvert i lønnskartleggingen, så sørg for god transparens og kommunikasjon - og nok tid!
• Publisering av rapporten: Noen velger å legge den inn med samme design som resten av årsberetningen, noen legger den ved som vedlegg, og andre linker til en dedikert side på nettsiden.

{{textbox-2}}

ARP og veien videre

En god start

Vi har samlet svarene på de mest stilte spørsmålene i en egen guide, samt at alle stegene i verktøyet har en egen veiledning med tips og triks.

Vi har verktøyet, kunnskapen og ekspertisen til å guide deg gjennom ARP-rapporten og det videre arbeidet. Ta kontakt med oss hvis du trenger hjelp med mangfoldsarbeidet og -rapporteringen.

ARP er en god måte å starte det systematiske arbeidet på:

• Gjenbruk datastrukturen fra ARP
• Bruk det samme grunnlaget til å jobbe videre med ytterligere dataanalyse
• Bruk dataen som grunnlag til å bygge strategien din på
• Se fremgang fra år til år ved å bruke samme metode og ha dataen samlet på ett sted