Det er ofte slik at mindre virksomheter klarer å vokse ved enten å rekruttere venner og familie, eller ved å be om anbefalinger fra venner i bransjen.

Men alt dette forandrer seg når du ansetter en ukjent kandidat til en ny rolle i virksomheten din. Du må ta i bruk noen bunnsolide HR-praksiser slik at du kan ansette smart. Det betyr å lære det grunnleggende om en arbeidskontrakt og hvordan du bruker programvareverktøy som Dottie for å fremskynde ansettelsesprosessen. I denne artikkelen får du 5 tips til grunnleggende elementer som bør inkluderes i en arbeidskontrakt, og hvordan du kan inkludere dem i ansettelsesprosessen din. Så la oss komme i gang.

Definer arbeidsoppgavene før arbeidsavtalen opprettes

Før du kan begynne å tenke på arbeidsavtalen må du ha utarbeidet en nøye gjennomtenkt oversikt over de ulike arbeidsoppgavene for stillingen. Og når du skal opprette en ny stilling, er det viktig å definere rollen og hvilke roller- og ansvar som er tilknyttet stillingen.

Viktig informasjon som kan være viktig å inkludere kan være:

• Jobbtittel.
• Stillingsbeskrivelse.
• Hvilken avdeling stillingen tilhører.
• Hvilke krav som stilles til rollen.
• Kompetansekrav.
• Utdanningskrav (hvis noen).

Mye av denne informasjonen vil du gjerne inkludere i stillingsannonsen du lager for å finne egnede kandidater. Og hvis du oppretter en helt ny stilling, må du være tydelig på hva som forventes av den nyansatte. Samt definere hva den nye rollen innebærer av arbeidsoppgaver.

Du kan også vurdere å inkludere i arbeidsavtalen hvem den nyansatte skal rapportere til, hvilke verktøy som benyttes i virksomheten, og hva det forventes at de skal oppnå av resultater.

Om du er usikker på om du får med deg alle detaljer om stillingen, kan du søke opp lignende stillinger på utlysningssteder på nettet og lese om andre roller som ligner på den du har tenkt å ansette for. Du kan oppleve at det vil gå mye tid med å få detaljene riktige, men det vil være verdt innsatsen ettersom en nyopprettet stilling sannsynligvis vil bli permanente roller i bedriften din.

Å gjøre disse stegene tidlig i prosessen vil også hjelpe en rekrutterer eller HR med å finne de rette kandidatene slik at dere tidlig kan begrense utvalget av potensielle arbeidstakere. Og nå som du har all informasjon om stillingen, er det på tide å planlegge for fremtiden. Nå kan du skrive din mal for arbeidsavtale som du eller HR-avdelingen din kan bruke for alle kommende ansettelser.

Les mer: Slik lager du din HRM strategi.

1. Lønn, bonuser og andre godtgjørelser

En av de viktigste faktorene ved opprettelse av en arbeidskontrakt vil være punktet for lønn- og andre godtgjørelser.

Dette punktet bør inneholde følgende informasjon:

• Årslønn, månedslønn eller timelønn.
• Bonuser og provisjonsmuligheter.
• Forsikringer.
• Pensjonsordning
• Personalordninger som fri mobil, internett og PC.
• Andre godtgjørelser.

Potensielle kandidater vil nok ønske å vite om godtgjørelser og bonuser tidlig i intervjuprosessen, og lønnssatsen og fordelene vil i stor grad påvirke kvaliteten på kandidatene du mottar.

Å holde tilbake på godtgjørelser til arbeidstakerne dine kan spare virksomheten din for penger på kort sikt, men det kan også redusere kvaliteten på kandidatene som søker stillingen. Det kan også gjøre bedriften din sårbar for headhunting av dine ansatte fra bedrifter som er villige til å tilby bedre godtgjørelser for å hanke inn en dyktig arbeidstaker.

Det er viktig å skreddersy hver arbeidskontrakt til å passe stillingen. Og Dottie gjør det enkelt å bruke verktøy som vil hjelpe deg å skape skreddersydde arbeidsavtaler basert på malen du har lagt inn.

2. Ferie, sykedager og avspasering

Selv om dette også kan betraktes som en del av godtgjørelsene, er det likevel viktig å dekke et eget punkt i arbeidsavtalen som nevner ferie, avspasering og sykedager. Her bør det nevnes hvordan den ansatte skal gi beskjed om fravær, og hvilke retningslinjer dere har for hvordan det søkes om ferie.

Om du bruker Dotties avdelingskalender for registrering av ferie og fravær, vil du og de ansatte alltid kunne se hvem som har ferie, eller har en avspaseringsdag. Og den ansatte kan også søke om ferie via sin egen profil i Dottie.

Men disse retningslinjene er ikke nødvendig å skrive i liten skrift på den nye arbeidskontrakten. At virksomheten har enkel føring av ferie-, fravær- og avspasering bør brukes til deres fordel.

Retningslinjene virksomheten din har for ferie og avspasering bør være tydelig i hvordan avspasering opptjenes og når den kan tas ut. Og også hva som må skje for at den ansatte skal kunne benytte seg av disse fordelene.

For sykedager, nødsituasjoner i familien og ulønnet permisjon, må du gjerne skrive noe om retningslinjene deres rundt dette i arbeidskontrakten.

Les mer: Fordelene ved å digitalisere lønnssystem og HR-rutiner.

3. Arbeidstid og ansettelsesperiode

Enhver arbeidsavtale du oppretter bør tydelig angi om stillingen er heltid eller deltid, og om ansettelsen har en konkret utløpsdato.

Når du definerer arbeidstiden må du også inkludere hvilke timer det forventes at den ansatte skal jobbe i løpet av en dag. Her er det også mange lurt å nevne hva som er normal arbeidstid, og om lunsjen er inkludert i arbeidstiden eller ikke.

Dersom virksomheten har konkretisert arbeidstiden den ansatte må være tilgjengelig, så er det lurt å definere stillingen ytterligere for å forklare hvorfor den ansatte må være disponibel.

Hvis rollen som skal tildeles har noen unntak fra den ansattes normale arbeidstid, så bør du ta deg tid til å definere og forklare disse unntakene. For eksempel, hvis rollen krever arbeid om netter eller helger, og det ikke er en del av den normale arbeidsplanen, så kan du sørge for å forklare når og hvor ofte disse uregelmessighetene forventes å oppstå.

For å holde det ryddig og ryddig, så er det lurt å sørge for at du holder heltidskontraktene dine atskilt fra deltidskontraktene. Og selv om det er en rekke måter å gjøre dette på, vil Dottie kunne gjøre det enkelt for deg ved å gi nytt navn til malene dine og sortere dem.

4. Konfidensialitet, personvern og ansvar

Enhver virksomhet har forretningshemmeligheter og kundedata som må beskyttes. Ved å legge til taushetserklæring og konfidensialitetsavtale som en del av arbeidskontrakten din, sikrer du at virksomhetens hemmeligheter slippes ut til allmennheten.

I stedet for å separere disse avtalene som egne kontrakter, kan du inkludere dem som en del av arbeidsavtalen. Avhengig av stillingens art, kan det hende du også må legge til ytterligere klausuler og retningslinjer for å sikre beskyttelse mot teknologibruk på virksomhetens eiendom.

Om du for eksempel ikke vil at ansatte skal bruke bedriftens datamaskiner eller mobile enheter til å oppdatere sine sosiale mediekanaler, eller sjekke privat e-post, må dette være konkretisert i den opprinnelige arbeidskontrakten.

Mange bedrifter har tydelige regler rundt hva ansatte kan og ikke kan si på sosiale medier om bedriften, som en del av ansettelsesbetingelsene.

Sørg også for å sjekke med kvalifiserte, juridiske eksperter for å sikre at eventuelle konkurranseklausuler og andre restriksjoner vil holde ved en rettslig vurdering i Norge.

Les mer: Fem grunner til hvorfor HR-verktøy er viktig.

5. Oppsigelse

Selv om det kan føles tidlig å tenke på oppsigelse, er det viktig å ha en konkret prosess for oppsigelse, dersom du eller din ansatte bestemmer seg for å skille lag. I de beste scenariene velger ansatte å slutte frivillig, eller beslutningen om å avslutte arbeidsforholdet er gjensidig. Dessverre er dette ikke alltid tilfelle.

Som en del av arbeidskontrakten bør du derfor sørge for å forklare hva som kreves for at en av partene kan avslutte forholdet, inkludert hva oppsigelsesfristen er og når den gjelder fra.

Avslutningsvis er det viktig å inkludere eventuelle rettigheter til arbeidsresultatet som en del av arbeidsavtalen. Forhold som den tidligere ansatte må overholde etter å ha forlatt organisasjonen.

Disse klausulene bør skrives på en slik måte at de overholder kontrakten i en bestemt periode etter at arbeidsforholdet avsluttes. For eksempel kan det hende at en ansatt ikke får lov til å starte sin egen virksomhet i samme bransje, innenfor en spesifisert tidsperiode.

Ta deg god tid til å definere disse begrepene tydelig for å bidra til å beskytte virksomheten din og kundene dine.