Publisert:
7.7.2023
Sist endret:
26.1.2024
Forfatter:
Martine Borgaard

Smartere budsjettering i bedriften

Mer tid til å se nærmere på hva dataene faktisk forteller deg om bedriften din.

Budsjettering i Excel er upresist og en tidstyv alene

Du kan bruke Excel smartere med direkte tilgang til økonomisystemet ditt. For hvorfor skal du bruke tiden din på å kopiere data fra et system til et annet system, celle for celle?

Les mer: Dette får du med OneStop Reporting.

Da spør du kanskje hvorfor du burde flytte hele budsjettprosessen til skyen? Det er det svimlende mange grunner til. Noen av de er:

  • Uten statiske Excel-ark unngår du vanlige registrerings- og duplikatfeil.
  • Du er alltid på riktig versjon, og slipper å samle data fra diverse regneark.
  • Du slipper tunge prosesser ved deling av budsjettformularer.
  • Dere kan jobbe sammen på tvers av bedriften på en enklere måte fordi systemene har oppdaterte data og snakker sammen.
  • Alle budsjetter blir samlet til et hovedbudsjett helt automatisk når budsjetteier lagrer tallene tilbake til systemet.
  • Du kan i løpet av året gjøre endringer på budsjettet og oppdatere prognosen. Slik får du et styringsverktøy for kostnader og fremtidige inntekter.
  • Budsjettansvarlig får kontroll over hele budsjettprosessen, samt løpende dialog med de andre budsjettdeltakerne.

Bedre kunnskap om dataene i sanntid i kombinasjon med færre feil i Excel-ark, gir deg rett og slett bedre kontroll og mer tid til kvalitetssikring.

Les mer: Hvorfor bør du rapportere i en skybasert løsning?

Fordelene for deg som er budsjettansvarlig

  • Du kan designe egne budsjettmaler, bruke og endre maler som allerede er tilgjengelig.
  • Du kan sende ut budsjettformularer fra løsningen til budsjetteiere med tidsfrist, og gi dem tilgang til å legge inn budsjettall i tilsendte scenarioer. Denne prosessen skjer i en skybasert portal, der det kun kreves innlogging til en nettleser.
  • Du kan følge progresjonen i budsjettinnleggingen underveis med et kontrollverktøy. Her får ansvarlige et oversiktsbilde som viser hvor langt i prosessen de enkelte budsjetteierne har kommet. Det bør også være enkelt å kommunisere underveis via en chat.
  • Du mottar varsel i løsningen eller på e-post når et budsjett er sendt til godkjenning fra budsjetteiere. Budsjettansvarlig får da mulighet til å godkjenne eller avslå. Hvis budsjettinnleggingen avslås blir det sendt i retur til budsjetteier, med eventuelle kommentarer.
  • Når budsjettet er satt kan du bruke live data i rapporter for avvikskontroll og oppfølging av budsjettene i samme skyløsning. Alt på ett sted!

Les mer: Hva bør du se etter i et rapporteringsverktøy?

Hvordan skal du velge riktig system?

For å velge et system som skal oppfylle alt dette, må du evaluere. Det viktigste er at det skybaserte systemet svarer på forventninger og behov som du vet at bedriften din har.

1. Systemet må være integrert med økonomisystemet ditt

Med integrasjon mot økonomisystemet vil historiske data være tilgjengelig i budsjettet. Alle tabeller og felter fra økonomisystemet bør være tilgjengelige for deg når du skal budsjettere.

Les mer: Få kontroll på bedriftens økonomi med OneStop Reporting.

2. Det skal la deg lage akkurat de budsjettene du vil ha

En skybasert løsning lar deg fritt velge detaljeringsnivå på budsjettdataene – og utforming av budsjettmodell. I tillegg er det viktig at du skal kunne lage prognoser som er basert på faktiske tall og opprinnelige budsjetter. Det gir et godt beslutningsgrunnlag.

3. Det må ha en Excel add-in

Med designfunksjonene i Excel kan du lage akkurat de formularene du trenger. Men med en skybasert løsning som tilbyr Excel som en add-in, får du i tillegg tilgang til andre dynamiske funksjoner som vil gjøre det mer effektivt å lage og gjøre endringer i formularene dine. Hvis du for eksempel gjør endringer i en rad, vil endringen automatisk oppdateres i alle andre rader du vil at den skal gjelde.

4. Det må bidra til en arbeidsflyt med kontroll på registreringsoppgaver

Hvem har tilgang til hvilke formularer? Hvilke kostnader skal inn i hovedformularet, og hvilke oppgaver skal ulike budsjettdeltakere gjøre? Her er det viktig at løsningen skal gi deg funksjoner for detaljering, kommentarmuligheter og samarbeid i formularene. På den måten har budsjettansvarlig full kontroll på prosessen og tilbakemeldinger, og godkjenningsprosesser blir smidigere.

Flere fordeler med skybasert løsning for budsjettering?

En skybasert budsjettløsning gjør at du kan registrere budsjettdata på web i nettleseren din, med direkte tilbakelagring til økonomisystemet. Dermed er budsjettdata tilgjengelig fra økonomisystemet i det sekundet du trykker på lagringsknappen i nettleseren. Ha det bra, lokale budsjettformularer!

I dag kreves det at du skal være på nett hele tiden for å kunne følge med og være effektiv. Dermed bør løsningen du er ute etter også være tilgjengelig hele tiden. Skybaserte løsninger krever ikke ekstra innlogging via VPN eller i lokale systemer. Det skal være så enkelt som at du via en nettleser skal kunne se, registrere og distribuere budsjettene dine.