29.2.2024
Visma Software
Lønn og HR

Alt om reglene for diett og utlegg til mat

Når ansatte er ute og reiser, vil de ofte ha et krav på å få dekket utgifter til mat på reisen. I denne guiden får du en fullstendig oversikt over hva den ansatte kan kreve av diett og refusjoner av matulegg, hvilke lover som gjelder på området, samt vilkårene for at utbetalingen skal være trekkfri. Guiden gjelder ikke pendlere.

Sammendrag:
Vis mer
Lukk

{{cta-1}}

1. Hva kan den ansatte kreve ved reiser?

Hva den ansatte har krav på i forbindelse med reiser, er ikke lovregulert. Det betyr at det er opp til den enkelte arbeidsgiver å definere hvilke rettigheter den ansatte har. Disse rettighetene kommer ofte fram i arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og den ansatte.

Statlige virksomheter er bundet av statens særavtaler for reiser og utbetaler godtgjørelser etter bestemmelsene og satsene som er gitt i avtalene. Kommunene er bundet av deler av avtalene.

Andre tariffavtaler har også regler om utgiftsdekning. Da er arbeidsgiver forpliktet til å utbetale det den ansatte har krav på etter tariffavtalen.

For private virksomheter som ikke er bundet av tariff, fremkommer ansattes krav på dekning av utgifter som hovedregel i arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Noen private virksomheter velger å følge statens særavtaler for dekning av reiseutgifter, helt eller delvis. Det kan for eksempel være fordi det er vanskelig og tidkrevende å utforme egne avtaler, eller fordi reglene for skattetrekk (som er obligatorisk for alle å følge) og statens særavtaler tidligere har hengt nært sammen. Andre virksomheter har laget egne bedriftsinterne regler for utgiftsdekning.

Statens særavtaler for dekning av reiseutgifterStatens særavtaler for dekning av reiseutgifter, også kalt Statens reiseregulativ, er avtaler mellom staten som arbeidsgiver og de ansatte i staten om når og hvordan utgiftsdekning skal skje.

De viktigste særavtalene for reiser er Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands heretter kalt Innenlandsavtalen og Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge heretter kalt Utenlandsavtalen. Avtalene regulerer blant annet diettgodtgjørelser, bilgodtgjørelse samt dekning av kostnader til overnatting.

I denne guiden ser vi på Innenlandsavtalen, avtalen i sin helhet finner du her.

2. Hva er diettgodtgjørelse?

Diettgodtgjørelse er når ansatte får dekket utgifter til mat på reise etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er fastsatt enten i statlige særavtaler, tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte.

Når starter en reise?

Diett utbetales etter satser basert på hvor lenge personen har vært borte. Det er derfor viktig å vite når en reise begynner og slutter.

Utgangspunktet og endepunktet for en reise regnes fra det stedet, arbeidssted eller bopel, hvor reisen starter eller slutter. Om en reise starter hjemmefra, regnes timene fra det tidspunktet du forlater hjemmet til du er tilbake hjemme eller på arbeidsstedet. Om reisen starter på kontoret, regnes timene fra det tidspunktet du forlater kontoret til du er tilbake hjemme eller på arbeidsstedet.

Hvordan kreve diett?

Hvordan en ansatt kan kreve diett bør være spesifisert i arbeidsavtalen eller i personalhåndboka. Mange har et elektronisk reiseregningsprogram hvor reisen legges inn.

3. Dagdiett – diettgodtgjørelser på reiser uten overnatting i Norge

Særavtalene skiller mellom diettgodtgjørelser for dagsreiser og reiser med overnatting. Vi skal først se på dagdiett.

Hvis diett utbetales etter satser og bestemmelser i Innenlandsavtalen, kan dagdiett kreves når reisen varer mer enn seks timer og destinasjonen er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt. Satsene for dagdiett er avhengig av hvor lenge du er borte.

Kravet på diett i Innenlandsavtalen

Skattedirektoratets satser er lavere enn satsene i statens særavtale. Det betyr at hvis kilometergodtgjørelsen utbetales i henhold til statens sats, må du betale skatt av differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for bilgodtgjørelse gitt av statens særavtale (se eksempel under).

Differansen kalles for «trekkpliktig overskudd». Det trekkpliktige overskuddet er både trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig. Det betyr at du både må beregne skatt og arbeidsgiveravgift av overskuddet.

Reisens lengde
Sats i Innelandsavtalen
6 - 12 timer
Kr 315,-.
Mer enn 12 timer uten overnatting
Kr 585,-

For reiser fra 0 inntil 6 timer vil det ikke være krav på diett.

Satsene gjelder kun de bedriftene som følger statens særavtaler. Hvis bedriften har egne avtaler som gjelder for utbetaling av diett, så er det disse reglene som gjelder.

Skatteregler

Skattedirektoratets forskuddssatser regulerer hvilke beløp det må betales skatt av og ikke. I motsetning til statens særavtaler, må alle arbeidsgivere – private og offentlige – forholde seg til skattebetalingsforskriften for å kunne utbetale godtgjørelse trekkfritt. Følgende vilkår må være oppfylt for at diett kan utbetales trekkfritt:

  • Dietten må ikke overstige Skattedirektoratets forskuddssatser.
  • Dietten må utbetales i tråd med bestemmelsene i Innenlandsavtalen
  • Reiseregningen må oppfylle alle kravene i skattebetalingsforskriften
  • Den som reiser må anses å ha merkostnader
  • Den som reiser må være på en yrkesreise

1. Dietten må ikke overstige Skattedirektoratets forskuddssatser

Reisens lengde
Skattedirektoratets sats
6 - 12 timer
Kr 200,-.
Mer enn 12 timer uten overnatting
Kr 400,-

Skattedirektoratets satser er lavere enn satsene i Innenlandsavtalen. Det betyr at hvis diettgodtgjørelse utbetales i henhold til statens satser, må du betale skatt på differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for diettgodtgjørelse gitt av Statens særavtale (se eksempel under). Differansen kalles for «trekkpliktig overskudd». Det trekkpliktige overskuddet er både trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig. Det betyr at du både må beregne skatt og arbeidsgiveravgift av overskuddet.

Eksempel
Kari har vært på en dagsreise fra klokka 07.00-18.00, og kan kreve diett i medhold av Innenlandsavtalen.
Krav på diett etter Innenlandsavtalen Kr 315
Trekkfri sats Kr 200
Trekkpliktig diett Kr 115
Kari har krav på kr 315 i diett, av denne er kr 200 trekkfri og kr 115 trekkpliktig. Den trekkpliktige delen vil også inngå i beregning av arbeidsgiveravgift.

2. I tråd med Innenlandsavtalen

Dietten må utbetales i tråd med bestemmelsene i Innenlandsavtalen. Det vil i praksis si at trekkfri diett kun kan utbetales ved reiser som varer mer enn seks timer og destinasjonen er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt.

3. Reiseregning for dagdiett må minst inneholde:

     
  • Navnet og adresse på den som reiser
  •  
  • Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver reise
  •  
  • Formål med reisen
  •  
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på (dvs. hvorfor man har hatt reisen eller utlegget)
  •  
  • Signatur

Hvis arbeidsgiver bruker et elektronisk reiseregningsprogram, trenger ikke reiseregningen skrives ut og signeres. Forutsetningen er imidlertid at den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet for at:

  • Utsteder (den som skriver reiseregningen) er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav):
  • At reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav):

Dette for å sikre at reiseregningen er knyttet til en bestemt fysisk person.

4. Merkostnad

En skattefri dekning av diett på dagsreise, forutsetter at arbeidstaker påføres en merkostnad. Dette er avgjørende for at utgiftsdekningen ikke skal anses som en skattepliktig fordel.

Når er en ansatt i en merkostnadsituasjon? Når det gjelder dagsreiser, sier Skattedirektoratet at det er naturlig å vurdere dette spørsmålet på grunnlag av den ansattes arbeidssituasjon. Ansatte som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising, vil i utgangspunktet ha tilstrekkelig forutsigbarhet med hensyn til bespisning.

Med regelmessig reising siktes det til tilfeller hvor arbeidstaker som en naturlig del av sitt arbeid må forflytte seg, fordi han ikke har en stedbunden arbeidsplass. Dette vil kunne være tilfellet for for eksempel selgere som har som sin arbeidsoppgave å reise rundt å besøke virksomhetens kunder eller håndverkere som er ute hos kunder hver dag.

Ansatte som i hovedsak utøver sitt arbeid på et fast sted, men som i sitt arbeid må påregne noe reising i forbindelse med kundemøter, kurs e.l., vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er til stede i samme utstrekning som en normal arbeidsdag.

5. Yrkesreise

At den ansatte må ha vært på en yrkesreise, dvs reise til et ikke fast arbeidssted. Yrkesreisebegrepet er forklart i denne artikkelen.

Måltidstrekk

Dietten er ment å dekke måltidene i den perioden reisen varer. Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk.

Innenlandsavtalen og skattereglene har ulike regler for hvordan man beregner måltidstrekkets verdi. I kravet etter statens satser, beregnes alltid måltidstrekket som en prosent av døgndietten. Dette gjelder også på dagsreiser. I den trekkfrie satsen beregnes måltidstrekket i den faktiske satsen.

Satser for måltidstrekk
Frokost
20 %
Lunsj
30 %
Middag
50 %

Beregning av måltidstrekket størrelse

Type måltid
Måltidstrekk etter statens særavtaler
Måltidstrekk i trekkfri sats
Frokost
20 % av 801 kr
20 % av faktisk trekkfri sats
Lunsj
30 % av 801 kr
30 % av faktisk trekkfri sats
Middag
50 % av 801 kr
50 % av faktisk trekkfri sats

Eksempel

Jan vært på kurs og skal kreve diett etter Innenlandsavtalen, reisen varte fra 07.00 - 17.00. Lunsj var inkludert i kursavgiften.

Type
Sats
Måltidstrekk
Sats etter måltidstrekk
Krav på diett etter Innenlandsavtalen
Kr 315
Kr 240 (30 % av 801 kr)
Kr 75
Trekkfri sats
Kr 200
Kr 60 (30 % av 200 kr)
Kr 140
Trekkpliktig diett
Kr 0


Kravet på diett er kr 75. Hele beløpet kan utbetales trekkfritt siden den trekkfrie satsen er høyere enn kravet på diett etter Innenlandsavtalen.

4. Døgndiett - diettgodtgjørelser ved reiser med overnatting i Norge

Krav på døgndiett dersom du omfattes av Innenlandsavtalen

Du har krav på døgndiett ved reiser med overnatting. Med overnatting menes at du har arbeidsfri og mulighet for å hvile. Overnatting må skje utenfor egen bopel. Det er i utgangspunktet ikke overnatting dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten.

Satsen for døgndiett er kr 801,-.

Skatteregler

Skattebetalingsforskriften regulerer hva det skal betales skatt på og ikke. For eksempel sier forskriften at man ikke får hele satsen for døgndiett etter Innelandsavtalensatsen (kr 801 ,-) utbetalt trekkfritt.

Skattedirektoratet gir hvert år trekkfrie satser som er lavere enn statens sats, og du må betale skatt på differansen mellom den skattefrie satsen og satsen for døgndiett gitt av Innenlandsavtalen (se forklaring under). Det er ulike satser avhengig av hvor den ansatte har overnattet.

Skattedirektoratets forskuddssatser

Overnattingstype
Sats
Hotell
Kr 589
Pensjonat
Kr 164
Hybel/brakke med kokemulighet/privat
Kr 91

Skattepliktig overskudd

Dette betyr at hvis diettgodtgjørelse utbetales i henhold til statens sats, så er differansen mellom statens sats og den trekkfrie satsen trekkpliktig og inngår inngår i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift.

Eksempel
Jon er på reise fra mandag klokken 12 til tirsdag klokken 12, han kan kreve diett i medhold av statens særavtaler.
Krav på diett etter Innenlandsavtalen Kr 801
Trekkfri sats Kr 589
Trekkpliktig diett Kr 212
Jon har krav på kr 801 i diett. Kr 589 utbetales trekkfritt, mens kr 212 er trekkpliktig og inngår i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift.

Reiseregning for døgndiett må minst inneholde:

  • Navnet og adresse på den ansatte
  • Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver reise
  • Formål med reisen
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på (hvorfor man har hatt reisen eller utlegget)

Ved overnatting:

  • Navn og adresse på overnattingsstedet
  • Type losji (hotell, pensjonat, hybel/brakke, privat)
  • Ved flere overnattingssteder, skal datoene, navn og adresse for hvert overnattingssted og type losji spesifiseres for hvert overnattingssted.
  • Om det er kokemulighet
  • Signatur.

Hvis arbeidsgiver bruker et elektronisk reiseregningsprogram, trenger ikke reiseregningen skrives ut og signeres. Forutsetningen er imidlertid at den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet for at:

  • Utsteder (den som skriver reiseregningen) er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav)
  • At reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav)

Dette for å sikre at reiseregningen er knyttet til en bestemt fysisk person.

Reiser som varer mer enn ett døgn

Innenlandsavtalen

Ett diettdøgn etter Innenlandsavtalen er en periode på 24 timer som løper fra reisens starttidspunkt.

De færreste reiser varer akkurat ett døgn. Innenlandsavtalen bruker satsene fra dagsreisene for å godtgjøre denne delen av reisen

  • Utsteder (den som skriver reiseregningen) er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav)
  • At reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav)

Hvis det påbegynte døgnet har en varighet på mer enn 12 timer og er med overnatting, vil du ha krav på et helt døgndiett på kr 801.

Reiser som varer mindre enn 6 timer inn i det påfølgende døgnet, blir ikke godtgjort.

Skattereglene

Den trekkfrie satsen for reiser som varer 6 timer eller mer inn i det påbegynte døgnet, er den samme satsen som for siste døgn.

Beregningen av trekkfri og trekkpliktig del av dietten skal foretas døgn for døgn.

Eksempel

Jon er på reise fra mandag klokken 12 til tirsdag klokken 12, han kan kreve diett i medhold av statens særavtaler.

Døgn 1
Døgn 2
Krav på diett etter Innenlandsavtalen kr 801
Kr 315
Trekkfri sats kr 589
Kr 200
Trekkfri del kr 589
Trekkfri del kr 315
Trekkpliktig del kr 212

Når reiseoppgjøret skal utbetales, er kravet kr 1 116,-. Kr 904,- kan utbetales trekkfritt, mens kr 212,- er trekkpliktig.

Måltidstrekk

Døgndiett er ment å dekke frokost, lunsj og middag. Hvis ett eller flere måltider er dekket av andre enn den ansatte, må dette trekkes fra dietten.

Hvis du er på en reise og overnatter på hotell i Norge, er som regel frokosten inkludert i hotellregningen. Hvis arbeidsgiver dekker hotellet, må det derfor gjøres et måltidstrekk. Dette betyr at både kravet på diett etter Innenlandsavtalen og den trekkfrie satsen må reduseres med verdien av frokosten.

Satser for måltidstrekk
Frokost
20 %
Lunsj
30 %
Middag
50 %

I kravet etter statens satser, beregnes alltid måltidstrekket som en prosent av døgndietten. I den trekkfrie satsen beregnes måltidstrekket i den faktisk trekkfrie satsen.

Type måltid
Måltidstrekk etter statens særavtaler
Måltidstrekk i trekkfri sats
Frokost
20 % av 801 kr
20 % av faktisk trekkfri sats
Lunsj
30 % av 801 kr
30 % av faktisk trekkfri sats
Middag
50 % av 801 kr
50 % av faktisk trekkfri sats

Når trenger du ikke å foreta måltidstrekk?

Det skal ikke trekkes for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag, for eksempel mellommåltider eller kveldsmat. Det skal heller ikke trekkes for enkle måltider. Dette kan for eksempel være om du har fått servert litt fingermat til lunsj, eller et enkelt måltid på fly.

Eksempel (med påfølgende døgn og måltidstrekk for frokost)

Pål er på reise fra mandag kl 05.00 til tirsdag kl 14.00. Han overnatter på hotell hvor frokosten er inkludert.

(Husk at beregningen av trekkfri og trekkpliktig del må gjøres per døgn og summeres til slutt)

Krav etter særavtalen
Trekkfri sats
Ved utbetaling
Døgn 1
Kr 801
Kr 589
Trekkfri utbetaling
Kr 589
Trekkpliktig utbetaling
Kr 212
Døgn 2
Kr 315
Kr 589
Trekk for frokosten 20 %
(801 x 20 %) - Kr 160
(589 x 20 %) - Kr 118
Kr 155
Kr 471
Trekkfri utbetaling
Kr 155
Trekkpliktig utbetaling
Kr 0
Samlet trekkfri utbetaling
Kr 744
Samlet trekkpliktig utbetaling
Kr 212

{{cta-2}}