Mange implementeringer av nytt ERP-system tar mer tid enn forventet, koster mer enn beregnet og gir dårligere gevinster enn lovet. Hvorfor er det sånn? Ifølge ERP-rådgiver Filip Caspersen i Visma hviler ansvaret mer på leverandøren enn på deg som skal implementere systemet.

Prosjektledelse hos leverandøren

Det aller viktigste for at ERP-prosjekter skal lykkes, er god prosjektledelse. Systemleverandøren eller partneren som du bruker må hente inn de riktige ressursene til å drive prosjektet. Prosjektlederens viktigste oppgave er å styre prosjektet fremover.

– Prosjektlederen skal være kundens kontaktperson, booke møter, skrive referater, hente rett person til rett tid og sørge for at ting blir gjort, sier Filip.

Dårlig fremdrift kan være et symptom på at feil ressurser er koblet på. Har du en kompleks oppbygging trenger du kanskje en seniorkonsulent, mens spesifikke bransjer som for eksempel varehandel, krever at konsulenten har kompetanse på logistikk.

– Fallgruvene i en implementering er mange. Uten de rette ressursene med riktig kompetanse, risikerer man å sette opp feil innstillinger i systemet eller dårlig kvalitet på den importerte dataen. Da får kunden en skjev start, sier Caspersen.

Les mer: Endringsledelse og tips til å lykkes enda bedre.

Vilje og forståelse for nytt ERP-system internt i bedriften

Ofte er det de samme oppgavene som skal løses i det nye som det gamle systemet. Den store forskjellen er hvordan prosessene er satt opp.  En viktig forutsetning for å lykkes er derfor intern forståelse for og enighet om endringen.

– Om én eller flere i prosjektet går inn med holdningen om at «sånn har vi gjort det i 20 år og sånn skal vi fortsette å gjøre det», så vil det ikke fungere, sier Caspersen.

Han presiserer at det er noe som ikke bare er viktig for ledergruppa.

– Det er like viktig at sluttbrukerne som faktisk skal sitte og jobbe i systemet fra dag til dag, er innstilt på nye måter å løse oppgaver på.

Noen ganger er det også toppledelsen som har bestemt at de skal implementere et nytt system, mens brukerne bare får det tredd nedover seg som en tvangstrøye.

– Derfor er det uhyre viktig at de faktiske brukerne er involvert fra start og får eierskap til prosessen. Når sluttbrukerne er med, får ledelsen også et innblikk i hva de trenger for å kunne gjøre jobben sin, så kan man justere underveis.

Les mer: Derfor er åpent API så viktig for bedriften din.

Opplæring under ERP-implementering i bedriften

Når implementeringen nærmer seg ferdig og opplæringen av det nye systemet settes i gang, er det uhyre viktig med god og tett oppfølging.

– Noen ganger skyldes det at konsulenten som har gitt opplæring ikke har gjort en god nok jobb, andre ganger er det kunden som bruker for lite ressurser på opplæring. Derfor er det viktig at både leverandøren og kunden setter av tid til en god innkjøring.

Å skyte først og spørre etterpå-strategien kan føre til en vanvittig ryddejobb i etterkant.

– Kunden bør slippes inn i systemet når alle justeringer er ferdige og deretter få løpende opplæring etter hvert som de skal gjøre nye oppgaver for første gang. Du må smi mens jernet er varmt.

– Så er det jo også sånn at ikke alle skal lære alt. Har du ti stykker som skal være med på opplæring, så skal de ikke nødvendigvis sitte med de samme oppgavene. Sett heller av flere én til én-runder, slik at ikke logistikksjefen trenger å bruke tre timer på å høre om lønnsrapportering, avslutter Caspersen.