1. Fakturahåndtering: En av de største tidstyvene
Problemet:
Fakturahåndtering er blant oppgavene økonomiavdelinger ønsker å bruke mindre tid på. Over 2 av 10 peker på fakturahåndtering som en prosess de helst ville redusert tidsbruken på, og mange opplever at store volum og manuelle steg skaper flaskehalser. Når fakturaer må åpnes, leses, konteres og sendes videre manuelt, økes både tidsbruk og risiko for feil.
Løsningen:
Et automatisert løp reduserer behovet for manuell håndtering. 33 % mener økt automatisering vil være spesielt nyttig nettopp innen fakturering.
Sømløs håndtering:
Automatiser mottak, registrering, attestering og betaling, med direkte tilbakemelding fra banken. Eksterne studier viser at automatisering av fakturahåndtering kan gi betydelige tidsbesparelser.
Digitale roboter:
Med riktig oppsett kan systemet behandle fakturaer kontinuerlig, uten menneskelig involvering. Automatisering av administrative prosesser kan redusere tiden brukt på manuelle oppgaver betydelig.
AI‑kontering:
Systemet lærer å gjenkjenne fakturainnhold og foreslår korrekt kontering automatisk. Avansert systemstøtte kan bidra til økt produktivitet og bedre kvalitet i regnskapsarbeidet.
2. Avslutningsarbeid: Stress og overtid
Problemet:
Avslutningsperioder er ofte forbundet med høyt arbeidspress og overtidsarbeid. Det er en ledende årsak til at halvparten av respondentene jobber overtid minst én gang i uken og 6 av 10 opplever høy arbeidsbelastning. Overtid oppstår særlig i forbindelse med løpende oppgaver gjennom året og ved årsavslutninger. Hele 24% identifiserer årsoppgjøret som et område som bør automatiseres i større grad.
Løsningen:
Sanntidsoppfølging og løpende periodisering reduserer toppene i arbeidsbelastningen.
Løpende håndtering:
La systemet håndtere avstemninger og periodiseringer fortløpende i stedet for å samle alt ved periodens slutt. Dette gir jevnere arbeidsflyt og bedre kontroll.
Automatiske nøkler:
Ved å etablere periodiseringsnøkler for leverandører eller artikler kan kostnader fordeles automatisk per måned eller kvartal, uten manuell oppfølging.
3. Jakten på data: Manglende innsikt
Problemet:
Mange økonomiansvarlige bruker unødvendig tid på å lete etter informasjon fremfor å analysere den. Hele 36 % ønsker å bruke mindre tid på rapportgenerering, og data er ofte spredt på tvers av systemer, regneark og manuelle oversikter. Dette gjør det krevende å få et oppdatert og helhetlig beslutningsgrunnlag. I bedrifter med over 100 millioner i omsetning oppgir hele 44% at de ønsker å bruke mindre tid på rapportgenerering.
Løsningen:
Sentralisert datagrunnlag kombinert med analyseverktøy og AI.
Flerdimensjonal håndtering:
Ved å bruke flere dimensjoner – som prosjekt, kunde eller region – kan hver transaksjon kategoriseres automatisk ved registrering. Dette gir bedre innsikt og mer fleksibel rapportering.
AI‑rapportering:
Ved å beskrive behovet i klare termer kan systemet generere analyser, diagrammer og rapporter raskt, og redusere tiden brukt på manuell rapportproduksjon.
4. Bankavstemming: Det manuelle gapet
Problemet:
Manglende integrasjon mellom forretningssystem og bank fører til dobbeltarbeid. Avstemninger er blant oppgavene som ofte bidrar til overtidsarbeid, særlig i forbindelse med årsavslutning og løpende oppfølging. Manuelle rutiner som innlogging, filopplasting og matching av transaksjoner skaper skjulte kostnader over tid og 24 % oppgir at de ønsker å automatisere avstemninger.
Løsningen:
Direkte bankintegrasjon og automatisk matching.
Dropp bankbrikken:
Med direkteintegrasjon sendes betalingsforslag sømløst til banken og rapporteres automatisk tilbake til systemet.
Automatisk matching:
Transaksjoner matches automatisk mot fakturaer basert på referanser og beløp, noe som reduserer manuelt arbeid og øker kvaliteten i avstemmingen.
5. Datainntasting: Silotenkning
Problemet:
Manuell registrering i flere systemer for økonomi, lager og logistikk fører til dobbeltarbeid og inkonsistente data. 1 av 3 bruker minst seks timer i uken på manuelle, gjentakende oppgaver – ofte knyttet til datainntasting og kontroll.
Løsningen:
Sentralisering og skalerbarhet.
Alt under ett tak:
Når økonomi, lager og logistikk er samlet i én plattform, oppdateres hovedboken automatisk ved hver transaksjon. Dette gir sanntidsinnsikt og bedre datakvalitet.
Skalerbar vekst:
Et automatisert system håndterer økte volumer uten tilsvarende økning i administrative ressurser, og gir gevinster både i effektivitet og nøyaktighet.
Slik kommer dere i gang og stopper flaskehalsene
For å gå fra strategi til praksis anbefales følgende konkrete steg:
1. Kartlegg dagens prosesser
Still de kritiske spørsmålene for å synliggjøre skjulte kostnader:
- Hva bruker vi faktisk tid på i dag, og hva koster disse prosessene?
- Husk å inkludere den skjulte kostnaden – verdien av tiden som kunne vært brukt på vekst og analyse fremfor administrasjon.
- Identifiser hvilke prosesser som kan forbedres raskt, og hva som bør automatiseres.
2. Evaluer og oppgrader systemstøtten
Eldre systemer kan fungere som en brems for hele virksomheten.
- Mer automatisering: Automatisering av administrative prosesser kan redusere tiden brukt på manuelle oppgaver. Hele 23 % oppgir oppfølgning av prosesser som noe de ønsker å bruke mindre tid på.
- Datasentralisering: Samle all data på ett sted. Flerdimensjonale analyser og sanntidsinnsikt er avgjørende.
- Invester i vekst: Moderne systemer er nøkkelen til økt produktivitet. Forskning viser at virksomheter som investerer i moderne systemer øker produktiviteten med opptil 30 % (Gartner, 2023).
3. Konklusjon: Frigjør tid til proaktiv styring
Målet med å fjerne flaskehalsene er å oppnå proaktiv styring.
- Når teknologien tar seg av det repetitive arbeidet, kan økonomiavdelingen flytte fokus fra gårsdagens tall til morgendagens vekst.