Publisert:
7.7.2023
Sist endret:
26.1.2024
Forfatter:
Filip Caspersen

Slik er overgangen til Visma net ERP

Hva kan Visma net ERP gjøre for din bedrift, og hvordan er selve overgangen til det skybaserte systemet?

Hva innebærer Visma Net?

Systemet leveres som hyllevare, med flere moduler og integrasjoner som tilpasses ditt behov, som blant annet dekker:

  • Økonomi og regnskap
  • Logistikk og lager
  • Lønn og HR
  • Rapportering
  • Prosjektregnskap
  • Prosjektstyring

Det  nettbaserte systemet gjør uten tvil arbeidsdagen din mer effektiv ved at du kan:

  • Unngå å bruke unødvendig tid på å tenke over hvordan du skal fullføre dine oppgaver – la systemet ta seg av det for deg.
  • Effektiviserer ved å automatisere og standardisere økonomiske prosesser med Visma.net Financials.
  • Bruke innovativ funksjonalitet for å håndtere salg, innkjøp og lager.
  • Erstatte manuelt og tidkrevende arbeid med brukervennlige og automatiske prosesser i Visma.net Payroll
  • Ta datadrevne beslutninger med OneStop Reporting.
  • Du har et system for alle som fakturerer timer i prosjekter med Visma.net Project Management.
  • Få utvidet kontroll på budsjett, inntekter og kostnader knyttet til dine prosjekter.

Les mer: Endringsledelse fra plan til praksis.

Mindre for deg å tenke på takket være automatisering

Systemet jobber for deg, og oppgaver som fakturering, transaksjoner, rapportering og godkjenninger går automatisk. Alle dashboards og rapporterer er alltid oppdatert, og du får øyeblikkelig tilgang til informasjonen du trenger. I tillegg til arbeidsoppgaver, skjer også alle oppdateringer automatisk. Og når systemet oppgraderer seg selv, så skjer det raskt.

– Kundene våre forventer at regnskapet skal være oppdatert hele tiden. Vi må derfor forstå integrasjonene og skjønne hvordan de fungerer. Det holder ikke lenger å være faglig sterk, man må være sterk på det tekniske også. Thomas Håvedal som er autorisert regnskapsfører i Cloud Controller.

Visma Net samhandler med mange andre systemer på grunn av et sterkt API som er åpent for alle. Systemet er tilpasset dine behov, og du kan velge mellom integrasjoner som allerede er ferdig utviklet, eller koble sammen dine egne systemer.

– Summen av automatisering og funksjonalitet gjør at vi etter hvert vil jobbe kjappere. Nå må vi lære å bruke det på best mulig måte, da vil vi spare tid. Vi oppdager nye muligheter hver dag i løsningen. Stian Vaaland, General Manager i Rig Supply.

Les mer: Best of breed vs suite.

Overgangen vil kreve det lille ekstra av deg

Norges Vel har tidligere brukt både Visma Global og Visma Business. Roger Leren er økonomi- og administrasjonssjef, og forteller at de gikk over til Visma Net med en klar innstilling om å tenke nytt.

– Det er ikke våre rutiner som bestemmer hvordan vi skal gjøre ting – det er mulighetene i systemet som forteller hvordan vi skal gjøre det. Det er selvfølgelig enkelte begrensninger, men vi tar utgangspunkt i at «sånn er Visma.net ERP», og så legger vi opp rutinene deretter. ​​Det kan være litt utfordrende å rette opp feil i systemet, siden det ikke bare er å rette opp manuelt. Du må vite hvor avviket ligger og gå noen steg tilbake.

– Når det er sagt: Våre beregninger viser at vi sparer omtrent et halvt årsverk på å jobbe i Visma Net, presiserer han.

– Det aller viktigste er at du velger gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene. Roger Leren, økonomi- og administrasjonssjef i Norges Vel.

Norges Vel hentet inn flere tilbud, men forsto raskt at det enkleste var å gå over til Visma Net, blant annet fordi de allerede brukte flere av løsningene i Visma.net-porteføljen, integrert med Visma Business. Leren mente også at overgangen ville bli enklere for de ansatte når de kunne forholde seg til mye av det samme.

Viktigst av alt, ifølge Leren, er hvilken konsulent du velger deg. Det er ikke Visma, men en Visma-sertifisert partner som behovskartlegger, implementerer og følger opp hver enkelt kunde.

– Det aller viktigste er gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene, mener han.

Det handler om hva akkurat bedriften din behøver i en travel hverdag, og hvordan et system kan løse utfordringer som ikke løses i dag. For å komme i gang med vurderingen, er det alltid hjelpsomt å høre hvordan andre bedrifter i samme situasjon har tenkt.

Gratis guide: Slik lykkes du med endringsprosesser i bedriften.

Derfor valgte disse ulike bedriftene Visma Net, og slik bruker de systemet

– I dag bruker vi en kombinasjon av både Excel og de nye skybaserte løsningene, men vi ønsker å komme dit hvor all informasjon ligger i systemene, slik at vi kan kvitte oss helt med Excel. Det er ikke mulig å styre bedriften dit vi ønsker med Excel, når vi sitter å venter på fasiten. Jeg er veldig tilhenger av at visma.net-verden har mange systemer som er knyttet sammen, og at vi slipper alle de eksterne integrasjonene. Alt skal fungere så knirkefritt og sømløst som mulig, og det gjør det nå med både Payroll, expense, calendar og smartdok. Regnskapssjef i Kronsteingruppen AS, Kim Vevle
– Den største oppsiden for vår del er forenkling av fakturaer og endring av regninger. Før var dette manuelle prosesser, og vi måtte passe på å ta kopi av underlag, og skrive ut underlag fra smartdok og Compello, som da var våre behandlingsprogrammer. Med Visma kommer vi unna dette siden alt ligger inne i systemene allerede. Så lenge de ansatte er flinke til å fordele timer og faktura-kostnader så er dette med fakturering nesten i boks.
– Vi bruker også Visma.net som et oppslagsverktøy, i tillegg til å hente ut rapporter som til enhver tid viser hvordan vi ligger an, og eventuelt hvor vi opplever avvik. Vi har flere rapporter som er samlet på én plattform. Vi har også flere muligheter enn tidligere, og det er en fordel når vi har flere selskap. Det må jo være en fornuftig arbeidsfordeling mellom økonomiavdeling og oss som skal styre prosjektet. Det gir fleksibiliteten i systemet oss.
– Det skal gå på skinner fra A til Å. Det handler om at vi kan bruke ressursene våre på de riktige tingene. Det betyr ikke at folk må gå, men at vi får gjort en mye bedre jobb, og vi kan bruke tid på det vi er gode på. Daglig leder i ByggTeam Hadsel AS, Håkon Hanssen
– Det er alltid noen som sliter litt med endringsvegring, men det meste handler om innstilling. Det er mange funksjoner i skogen av funksjoner du finner i systemet, men det gjelder å bare fokusere på de trærne man faktisk skal bruke. Daglig leder i ByggTeam Hadsel AS, Håkon Hanssen
– Kunder fikk dobbelt opp med inkasso, noen ganger ble flere kunder slått sammen og fakturaen gikk til én kunde. Det gikk utover både likviditeten og omdømmet vårt. Derfor aktiverte vi AutoCollect-tjenesten som integrasjon i Visma.net ERP, noe som fungerer fint. Før måtte jeg gjøre en del dobbeltarbeid, men det er borte nå. Vi ser også at innbetalingene kommer raskere. Wenche Fagerbekk i Midt IT
– Logistikkmodulen i Visma.net ERP er helt perfekt for salg, innkjøp, lager, forespørsler og rapportering. Derfor passer systemet like godt for større logistikkbedrifter og bedrifter som planlegger for vekst i tiden fremover. Thomas Håvedal som er autorisert regnskapsfører i Cloud Controller.
– Alle selskaper vil jo bli større, men det er ikke det som er motivasjonen min for å bruke ERP, og for så vidt Payroll. Selv om vi vokser, jobber jeg alene med dette, og motivasjonen min derfor er å gjøre ting raskere og enklere. Det handler om å bruke løsninger som gjør regnskap og økonomi lettere for meg. Økonomidirektør i Deadline2Online, Laurence Massem