Visma Net tilrettelegger for utvikling og vekst

– Vi ser på Visma Net som et fundament som vi kan bygge videre på.

Naturlig overgang til skybasert økonomisystem

Etter å ha brukt Visma Global som økonomisystem i mange år, kom tilslutt Scanelec til et punkt hvor systemet ikke lenger var rigget for deres videreutvikling og vekst.

Det forteller daglig leder Remi Helland.

– Logistikken vår, med kjøp og salg i Sverige og Danmark, gir oss en ganske komplisert og krevende logistikk. Og vi håndterer store prosjekter på tvers av landene.

Helland forklarer at de stod mellom å gjøre oppdateringer i Visma Global eller å gå over til Visma Net.

– I Visma Global var det både utfordrende og tidkrevende å levere skattemeldinger for de ulike landene, siden vi ikke bare opererer i Norge. I tillegg så vi at Visma Net gir bedre støtte for SAF-T-rapportering. Med utviklingen som den offentlige rapporteringen tar, er det fint å jobbe i et system som alltid er oppdatert i henhold til gjelende lover og regler.

Helland legger heller ikke skjul på at tidene og måten vi jobber på har forandret seg.

– Vi ønsket å bli fristilt fra serverne, og få fleksibilitet til å jobbe rett fra nettleseren. Med tanke på hvordan arbeidsmarkedet har utviklet seg, er det ganske naturlig at vi nå må kunne jobbe fra hvor som helst.

– Nå har vi gått bort fra et papirbasert regnskap med kontering, stempling og kopiering. Istedenfor sitter vi med en stor skjerm som gjør det veldig enkelt å lete seg frem til øyeblikksbilder.

Automatikk bidrar til effektiv bruk av tid

Eli Bakken, innleid økonom i Scanelec, forklarer at det til tider har vært noe utfordrende å være en liten organisasjon med tanke på ferieavvikling, sykdom og hjemmekontor.

– Nå får vi lettere tilgang til å følge opp driften, uavhengig av hvem som er fysisk til stede. Vi slipper papirene og kan jobbe fra hvor som helst. Å jobbe i Visma Net stemmer godt overens med hvordan arbeidsmarkedet er – det handler ikke bare om selve systemet, men om måten vi jobber på, sier hun.

Daglig leder Remi Helland istemmer, og legger til at de stadig blir tryggere på automatikken i Visma Net.

– I oppstartsfasen måtte vi selvfølgelig sette oss inn i mye nytt, og håndtere og kontrollere en del ting manuelt. Jo tryggere vi blir på automatikken, desto flere regler kan vi sette opp. Da kan vi fokusere mer på å se resultater, trender og utviklinger. Har vi rett fokus? Er det noe vi bør fokusere mer på?, forklarer han.

Kort sagt mindre tid på input, og mer tid til å følge opp resultater. Bakken utdyper:

– Ja, målet vårt er å bruke minst mulig tid på regnskapsprosessene, og mer tid på å analyse og utvikling. Vi merker allerede en forskjell i forhold til tidligere. Nå har vi gått bort fra et papirbasert regnskap med kontering, stempling og kopiering. I stedet for sitter vi med en stor skjerm – og det er veldig enkelt å lete seg frem til øyeblikksbilder, sier hun.

– Jo tryggere vi blir på automatikken, desto flere regler kan vi sette opp. Da kan vi fokusere mer på å se resultater, trender og utviklinger.

Et fundament å bygge videre på

Bakken forklarer at Visma Net ikke bare skal ivareta økonomi, lønn og rapportering. De er også avhengig av at systemet gir dem støtte til god økonomisk prosjektstyring.

– Målet vårt er å etablere smidige og dynamiske rapporter. Vi sitter med et inntrykk av at hvis vi er strukturerte på å mate inn riktige opplysninger til prosjektene, og måten vi merker prosjekter og segmenter, så vil vi kunne ta ut en bedre oversikt i Visma Net enn hva vi kunne i Visma Global.

Hun er tydelig på at Visma Net krever at hun jobber annerledes med regnskap.

– Det er ikke vanskelig, men annerledes. Og en ganske stor omveltning for meg som jobber med regnskap. Det er ikke alltid jeg tør å «trykke på knappen», men vi har svært god oppfølging fra Proplan.

Og selv om ikke alt er på plass enda, er Scanelec trygge på at de etterhvert vil kunne bygge på, og knytte sammen, det de måtte trenge. For eksempel en integrasjon mot CRM-systemet deres.

– Vi ser på Visma Net som et fundament som vi kan bygge videre på.

Har du helt til slutt noen tips til andre økonomisjefer eller regnskapsansvarlige som vurderer å oppgradere økonomisystemet sitt?

– Uansett hva du kjøper i verden nå, så møter du endringer. Og det er du nødt til å sette deg inn i, uansett om du er privatperson eller bedrift. Det er ikke noe dramatikk – bare en realitet at du må gjøre det. Og det aller viktigste er god forberedelse og planlegging. Du trenger gode samarbeidspartnere som kartlegger konsekvenser og utfordringer sammen med deg, avslutter Bakken.

Les mer om logistikken i Visma Net